Logo

Câu hỏi thường gặp về Kế toán

Crowe Vietnam tổng hợp bộ câu hỏi thường gặp liên quan đến kế toán và được giải đáp chi tiết bởi các chuyên gia của chúng tôi, giúp bạn cập nhật những thay đổi mới nhất trong luật kế toán, các chuẩn mực kế toán Việt Nam và quốc tế (IFRS) một cách chính xác.

***Xin click vào từng câu hỏi bên dưới để xem nội dung chi tiết

Bộ phận Kế toán – Tài chính trong Doanh nghiệp thường chịu trách nhiệm cho các hoạt động liên quan đến Kế toán, Tài chính và Thuế. Đối với các Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, các hoạt động này có thể được kiêm nhiệm bởi một vài nhân sự, trong khi các Doanh nghiệp có quy mô lớn hơn có thể phân công phân nhiệm cụ thể hơn cho các phòng ban trực thuộc bộ phận Tài chính – Kế toán. Dưới đây là mô tả các hoạt động chính của bộ phận Kế toán – Tài chính trong Doanh nghiệp

Như chúng ta đã biết, hệ thống kế toán là một phần không thể thiếu của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Nó cung cấp thông tin về hoat động tài chính cho cả người quản lý ở bên trong doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Chính vì phạm vi cung cấp và phục vụ các thông tin khác nhau, nên kế toán của doanh nghiệp được chia thành kế toán quản trị và kế toán tài chính. 

Kế toán tài chính (KTTC) 

Là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. Nhiệm vụ của KTTC là theo dõi, quan sát, tính toán và phản ánh tình hình về tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả kinh doanh của đơn vị nhằm phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài đơn vị, nhưng chủ yếu là các đối tượng bên ngoài (Nhà Đầu tư, Cơ quan Thuế, Cơ quan Tài chính, Ngân hàng, Cơ quan Thống kê…) 

KTTC cung cấp những thông tin về sự kiện xảy ra nên phải có độ chính xác và tin cậy cao. Mặt khác những thông tin này cần được thu thập trên cơ sở chứng từ và các bằng chứng thực tế và báo cáo tài chính cần được lập theo quy định tại chuẩn mực kế toán và các văn bản pháp lý có liên quan. 

Kế toán quản trị (KTQT) 

Là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ công ty. 

Nhiệm vụ của KTQT là qua số liệu của KTTC, xử lý và cung cấp thông tin về quá trình hình thành, phát sinh chi phí, tình hình quản trị tài sản trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định. 

KTQT có đặc điểm cơ bản là không những phản ánh những sự kiện đã xảy ra, mà còn phản ánh những sự kiện đang và sẽ xảy ra trong tương lai. Thông tin của KTQT cung cấp gắn liền với những bộ phận chức năng hoạt động trong đơn bị nên KTQT có tính linh hoạt và thích ứng cao. 

Nhiệm vụ của Kế toán Tài chính và Kế toán Quản trị tuy khác nhau nhưng đều có chung nhiệm vụ là cung cấp thông tin cho người sử dụng kế toán. Doanh nghiệp luôn cần cả hai loại kế toán này cho mục đích quản lý. 

Dựa trên những thông tin tài chính của doanh nghiệp, người làm tài chính doanh nghiệp sẽ quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp phục vụ cho những hoạt động để tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Những công việc của tài chính doanh nghiệp bao gồm việc đọc các báo cáo tài chính, quản lý dòng tiền, phân tích báo cáo lợi nhuận và lỗ để từ đó ước tính ra bảng cân đối kế toán và dòng tiền lưu chuyển trong doanh nghiệp. Khi những báo cáo này chỉ ra việc doanh nghiệp đang thiếu hụt nguồn vốn thì người quản trị tài chính doanh nghiệp sẽ dựa trên những công cụ tài chính doanh nghiệp để lập kế hoạch chiến lược giúp khắc phục sự thiếu hụt đó.  

Dựa vào bảng cân đối kế toán thì những hoạt động tài chính doanh nghiệp sẽ giúp trả lời được ngay những câu hỏi như: 

  • Doanh nghiệp cần bao nhiêu tiền để đầu tư? 
  • Số tiền cần đó có thể huy động được từ đâu, làm thế nào để huy động? 
  • Tiền huy động được sẽ được sử dụng để đầu tư như thế nào? 
  • Sau đó thì số tiền mà thu được những hoạt động kinh doanh sản xuất đó sẽ được phân phối sử dụng như thế nào? 

Như vậy dựa trên những câu hỏi trên đây thì ta có thể thấy hoạt động tài chính sẽ liên quan trực tiếp đến quyết định đầu tư, quyết định về nguồn vốn và quyết định về phân phối những lợi nhuận. Và mục tiêu chung của các quyết định đó là giúp tối đa hóa giá trị cho doanh nghiệp.

Hoạt động thuế là một phần quan trọng trong hoạt động của bộ phận Tài chính – Kế toán của mỗi doanh nghiệp. Kế toán thuế, căn cứ trên số liệu của bộ phận kế toán, cần thực hiện các công việc sau: 

  • Xác định số thuế phải nộp trong kỳ (dựa trên các số liệu kế toán và thực hiện các điều chỉnh cần thiết theo quy định của cơ quan thuế): thuế Giá trị Gia tăng, thuế Tiêu thụ Đặc biệt, thuế Bảo vệ Môi trường, thuế Thu nhập Cá nhân, thuế Thu nhập Doanh nghiệp, các loại thuế khác… 
  • Lập và nộp báo cáo thuế định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm 
  • Nộp tiền thuế vào ngân sách Nhà Nước theo đúng thời hạn quy định 
  • Cập nhật các thông tin, chính sách về thuế để nắm cơ sở thực hiện 
  • Lưu trữ, sắp xếp hóa đơn và chứng từ liên quan đến thuế một cách khoa học 
  • Làm việc trực tiếp với cơ quan thuế 

 

Kế toán tài chính

Kế toán quản trị

Mục đích

Cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp cho người sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

Cung cấp thông tin phục vụ cho mục đích điều hành và quản trị nội bộ

 

Đối tượng sử dụng thông tin

Các nhà quản lý doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như: Nhà đầu tư, cơ quan thuế, cơ quan tài chính, ngân hàng, cơ quan thống kê

Các nhà quản lý doanh nghiệp (Hội đồng quản trị, ban giám đốc)

 

Cơ sở lập báo cáo

Dựa trên quy định, hướng dẫn tại chuẩn mực kế toán, do đó các báo cáo của các công ty khác nhau có thể so sánh được với nhau và người sử dụng sẽ có cách hiểu giống nhau về thông tin kế toán đặc biệt là báo cáo tài chính.

Dựa trên chính sách nội bộ của từng Công ty, do đó các báo cáo của các công ty có thể không so sánh được với nhau.

 

Về hệ thống sổ sách và dữ liệu

Tuân thủ theo các quy định pháp lý có liên quan

Tuân thủ theo các hướng dẫn nội bộ của Công ty

 
 

Đặc điểm thông tin

Phản ánh những nghiệp vụ phát sinh đã xảy ra trong quá khứ.

Bao gồm cả những thông tin được dựa trên những sự kiện dự kiến trong tương lai, và thường không có sẵn

 

Mẫu báo cáo

Bao gồm: Bảng Cân đối Kế toán, Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh, Báo cáo Lưu chuyển Tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo Tài chính

Theo yêu cầu của ban quản lý, do đó báo cáo sẽ phản ánh chi tiết đến từng bộ phận, từng khâu các công việc của doanh nghiệp: Báo cáo chi phí sản xuất và giá thành, báo cáo nợ phải trả, báo cáo nhập xuất và tồn kho của hàng tồn kho…

 

Kỳ báo cáo

Qúy, năm

Qúy, năm, tháng, tuần, ngày

Xem tại đây

Trong công tác kế toán, Doanh nghiệp cần phải tuân thủ các quy định về Chứng từ kế toán, Sổ kế toán, Tài khoản kế toán, Lập và trình bày báo cáo tài chính, Nộp và công khai báo cáo tài chính, Sao chụp và niêm phong tài liệu kế toán, Kiểm tra kế toán, Bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán, Kiểm kê tài sản, Tổ chức bộ máy kế toán và bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế toán…  

Chế tài xử lý vi phạm trong công tác kế toán được quy định tại Nghị đinh 41/2018/NĐ-CP và các quy định liên quan. Quý Công ty có thể tham khảo một số nội dung chính như ở dưới đây hoặc xem vào các văn bản chi tiết tại đây. 

Điều 4. Các hình thức xử phạt vi phạm hành chính 

1. Các hình thức xử phạt chính: 

Đối với mỗi hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập, cá nhân, tổ chức vi phạm phải chịu một trong các hình thức xử phạt chính sau đây: 

a) Cảnh cáo; 

b) Phạt tiền. 

2. Các hình thức xử phạt bổ sung: 

Tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập còn có thể bị áp dụng một hoặc nhiều hình thức xử phạt bổ sung sau đây: 

a) Tước quyền sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề kiểm toán trong thời gian từ 03 tháng đến 06 tháng; 

b) Tước quyền sử dụng Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán, kiểm toán trong thời gian từ 01 tháng đến 12 tháng; 

c) Đình chỉ việc tổ chức cập nhật kiến thức trong thời gian từ 01 tháng đến 03 tháng; 

d) Tịch thu tang vật vi phạm hành chính. 

Điều 5. Các biện pháp khắc phục hậu quả 

Cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập, ngoài việc bị áp dụng hình thức xử phạt quy định tại Điều 4 Nghị định này còn có thể bị áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả sau đây: 

1. Bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ của chứng từ; 

2. Buộc hủy các chứng từ kế toán bị khai man, giả mạo; 

3. Buộc lập bổ sung chứng từ chưa được lập khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; 

4. Buộc hủy các chứng từ kế toán đã được lập nhiều lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; 

5. Buộc bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ của sổ kế toán; 

6. Buộc sửa chữa sổ kế toán cho khớp đúng với thực tế trong trường hợp không có chứng từ kế toán chứng minh các thông tin số liệu trên sổ kế toán hoặc số liệu trên sổ kế toán không đúng với chứng từ kế toán; 

7. Buộc sửa chữa sổ kế toán cho khớp đúng với thực tế trong trường hợp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm thực hiện không kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề; 

8. Buộc bổ sung vào sổ kế toán đối với các hành vi để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị; 

9. Buộc khôi phục lại sổ kế toán; 

10. Buộc lập và trình bày báo cáo tài chính theo đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán; 

11. Buộc nộp và công khai báo cáo kiểm toán đính kèm báo cáo tài chính; 

12. Buộc cải chính thông tin sai sự thật hoặc gây nhầm lẫn; 

13. Bổ nhiệm hoặc thuê người làm kế toán, kế toán trưởng, phụ trách kế toán có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định; 

14. Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện vi phạm hành chính. 

Điều 7. Xử phạt hành vi vi phạm quy định chung về pháp luật kế toán 

Điều 8. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán 

Điều 9. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán 

Điều 10. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về tài khoản kế toán 

Điều 11. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập và trình bày báo cáo tài chính 

Điều 12. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về nộp và công khai báo cáo tài chính 

Điều 13. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về sao chụp, niêm phong tài liệu kế toán 

Điều 14. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về kiểm tra kế toán 

Điều 15. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán 

Điều 16. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về kiểm kê tài sản 

Điều 17. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế toán 

Vui lòng tải Nghị đinh 41/2018/NĐ-CP đính kèm tại các quy định liên quan đến kế toán để xem chi tiết các điều khoản xử phạt .

Công việc của phòng Kế toán – Tài chính trong doanh nghiệp:

  • Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp một cách đầy đủ, kịp thời.
  • Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản mục trên BCTC bao gồm các khoản phải thu, phải trả, TSCĐ, hàng tồn kho, giá thành, công cụ dụng cụ, doanh thu, chi phí…
  • Soát xét chứng từ, đảm bảo chứng từ đầy đủ và hợp lệ theo quy định
  • Quản lý việc xuất hóa đơn tuân thủ các hướng dẫn của cơ quan thuế
  • Lập báo cáo cho các mục đích: báo cáo nội bộ, báo cáo thuế…
  • Đảm bảo chứng từ được lưu trữ một cách khoa học và theo đúng quy định
  • Giải trình số liệu kế toán cho các bên liên quan (ban giám đốc, nhà đầu tư, cơ quan thuế…)
  • Làm việc trực tiếp với các đoàn kiểm tra (kiểm toán, cơ quan thuế, cơ quan hải quan…)
  • Tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về việc xây dựng ngân sách chi tiêu hàng năm, và giúp kiểm soát các hoạt động chi tiêu sao cho bảo đảm phù hợp với ngân sách đã được phê duyệt.
  • Cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động chuyên môn và tham mưu cho ban giám đốc
  • Xây dựng, hoàn thiện các quy trình chính sách, hệ thống tài khoản và các mẫu biểu báo cáo kế toán và thuế
  • Phối hợp với các bộ phận khác trong các hoạt động hàng ngày của Doanh nghiệp
  • Xử lý các sự cố phát sinh

Bộ phận Kế toán – Tài chính thường bao gồm các vị trí: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp và các Kế toán viên phụ trách phần hành chi tiết. Công việc của các vị trí này như sau:

1. Kế toán trưởng

Công việc điều hành:

  • Chịu trách nhiệm cao nhất về mọi mặt của bộ phận Kế toán – Tài chính của Công ty, đặc biệt là tính chính xác, hợp lý của số liệu đươc cung cấp cho các bên liên quan.
  • Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc cho các thành viên, thực hiện các công việc quản lý và giám sát.
  • Báo cáo tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty cho Ban lãnh đạo; tiếp nhận, phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Ban lãnh đạo công ty.
  • Phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện các hoạt động của Công ty.

Công tác tài chính:

Đối với các Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, KTT có thể kiêm nhiệm các công việc tài chính dưới đây. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, các công việc tài chính này sẽ do Giám đốc Tài chính đảm nhiệm (xem thêm mô tả chi tiết tại câu A10)

  • Chịu trách nhiệm chính trong việc huy động vốn và phân bổ các nguồn vốn cho các hoạt động của công ty. Đánh giá hiệu qủa quản lý sử dụng vốn của công ty và đề xuất biện pháp nâng cao hiệu qủa quản lý và sử dụng vốn.
  • Quản trị dòng tiền, quan hệ với các ngân hàng, các tổ chức tín dụng và các định chế tài chính khác…bảo đảm công ty không gặp khó khăn về tính thanh khoản.
  • Phân tích và đánh giá hiệu quả của các khoản đầu tư tài chính, và hiệu quả hoạt động của Công ty dưới góc độ tài chính từ đó đề xuất các biện pháp phù hợp.

Công tác kế toán:

  • Xây dựng, duy trì, và liên tục cải tiến các chính sách, thủ tục, quy trình và mẫu biểu kế toán nhằm bảo đảm đáp ứng các yêu cầu cung cấp thông tin kế toán kịp thời, chính xác, trung thực và hợp lý cho các bên liên quan.
  • Soát xét các sổ sách và báo cáo kế toán do nhân viên kế toán thực hiện để bảo đảm không có sai sót trọng yếu
  • Cung cấp các hướng dẫn chuyên môn cho nhân viên kế toán khi được yêu cầu
  • Tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê và đối chiếu tài sản và công nợ
  • Soát xét các chứng từ kế toán để bảo đảm tính hợp lý và hợp lệ
  • Soát xét các hợp đồng kinh tế của công ty trước khi ký để phát hiện các điều khoản rủi ro cho công ty.

2. Kế toán tổng hợp

  • Kiểm tra và tổng hợp báo cáo của các chi nhánh, đơn vị thành viên.
  • Giám sát các công việc phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót nếu có.
  • Hướng dẫn nghiệp vụ cho các kế toán viên.
  • Cung cấp các số liệu kế toán cho Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc khi được yêu cầu.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế toán trưởng phân công.

3. Kế toán viên phụ trách các phần hành

  • Xử lý công việc kế toán của các phần hành cụ thể như: bán hàng, công nợ, thanh toán, hàng tồn kho, giá thành, tài sản cố định, thuế,..
  • Thực hiện các công việc chuyên môn khác theo chỉ đạo của Kế toán trưởng.

Kiểm tra kế toán

1. Đơn vị kế toán phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền. Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật, trừ các cơ quan quy định tại điểm b khoản 3 Điều này.

2. Các cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán gồm:

a) Bộ Tài chính;

b) Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ quan khác ở trung ương quyết định kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán trong lĩnh vực được phân công phụ trách;

c) Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán tại địa phương do mình quản lý;

d) Đơn vị cấp trên quyết định kiểm tra kế toán đơn vị trực thuộc.

3. Các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra kế toán gồm:

a) Các cơ quan quy định tại khoản 2 Điều này;

b) Cơ quan thanh tra nhà nước, thanh tra chuyên ngành về tài chính, Kiểm toán nhà nước, cơ quan thuế khi thực hiện nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán các đơn vị kế toán.

(Điều 34 – Luật Doanh nghiệp 2015)

Nội dung kiểm tra kế toán

1. Nội dung kiểm tra kế toán gồm:

a) Kiểm tra việc thực hiện nội dung công tác kế toán;

b) Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán;

c) Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh dịch vụ kế toán;

d) Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán.

2. Nội dung kiểm tra kế toán phải được xác định trong quyết định kiểm tra, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản 3 Điều 34 của Luật này.

(Điều 35 – Luật Doanh nghiệp 2015)

Thời gian kiểm tra kế toán

Thời gian kiểm tra kế toán do cơ quan có thẩm quyền kiểm tra kế toán quyết định nhưng không quá 10 ngày, không kể ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định của Bộ luật lao động. Trường hợp nội dung kiểm tra phức tạp, cần có thời gian để đánh giá, đối chiếu, kết luận, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra kế toán có thể kéo dài thời gian kiểm tra; thời gian kéo dài đối với mỗi cuộc kiểm tra không quá 05 ngày, không kể ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định của Bộ luật lao động.

(Điều 36 – Luật Doanh nghiệp 2015)

Quyền và trách nhiệm của đoàn kiểm tra kế toán

1. Khi kiểm tra kế toán, đoàn kiểm tra kế toán phải công bố quyết định kiểm tra kế toán, trừ các đoàn thanh tra, kiểm tra, kiểm toán quy định tại điểm b khoản 3 Điều 34 của Luật này. Đoàn kiểm tra kế toán có quyền yêu cầu đơn vị kế toán được kiểm tra cung cấp tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra kế toán và giải trình khi cần thiết.

2. Khi kết thúc kiểm tra kế toán, đoàn kiểm tra kế toán phải lập biên bản kiểm tra kế toán và giao cho đơn vị kế toán được kiểm tra một bản; nếu phát hiện có vi phạm pháp luật về kế toán thì xử lý theo thẩm quyền hoặc chuyển hồ sơ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Trưởng đoàn kiểm tra kế toán phải chịu trách nhiệm về các kết luận kiểm tra.

4. Đoàn kiểm tra kế toán phải tuân thủ trình tự, nội dung, phạm vi và thời gian kiểm tra, không được làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của đơn vị kế toán và không được sách nhiễu đơn vị kế toán được kiểm tra.

(Điều 37 – Luật Doanh nghiệp 2015)

Quyền và trách nhiệm của đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán

1. Đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán có trách nhiệm sau đây:

a) Cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra;

b) Thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán.

2. Đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán có các quyền sau đây:

a) Từ chối việc kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 34 hoặc nội dung kiểm tra không đúng với quy định tại Điều 35 của Luật này;

b) Khiếu nại với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong trường hợp không đồng ý với kết luận của đoàn kiểm tra kế toán.

(Điều 38 – Luật Doanh nghiệp 2015)

Kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ

1. Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra.

2. Đơn vị kế toán phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị để bảo đảm các yêu cầu sau đây:

a) Tài sản của đơn vị được bảo đảm an toàn, tránh sử dụng sai mục đích, không hiệu quả;

b) Các nghiệp vụ được phê duyệt đúng thẩm quyền và được ghi chép đầy đủ làm cơ sở cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính trung thực, hợp lý.

3. Kiểm toán nội bộ là việc kiểm tra, đánh giá, giám sát tính đầy đủ, thích hợp và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ.

4. Kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ sau đây:

a) Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ;

b) Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình ký duyệt;

c) Kiểm tra việc tuân thủ nguyên tắc hoạt động, quản lý, việc tuân thủ pháp luật, chế độ tài chính, kế toán, chính sách, nghị quyết, quyết định của lãnh đạo đơn vị kế toán;

d) Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, bảo vệ tài sản của đơn vị; đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành hoạt động của đơn vị kế toán.

5. Chính phủ quy định chi tiết về kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp.

(Điều 39 – Luật Doanh nghiệp 2015)

Bên cạnh phải tuân thủ các yêu cầu do Luật định, Doanh nghiệp cần xây dựng cho mình cơ chế kiểm tra kế toán nội bộ phù hợp vì chính các lợi ích thu được.

Kế toán doanh nghiệp nhỏ khác với kế toán doanh nghiệp lớn như thế nào?

Khi nói đến hoạt động kế toán, cách một doanh nghiệp nhỏ xử lý sổ sách của mình có thể hoàn toàn khác so với quy trình ghi sổ của một doanh nghiệp vừa hoặc lớn. Hai doanh nghiệp hoạt động trong cùng một ngành và có cùng đối tượng mục tiêu có thể có các hoạt động nội bộ khác nhau với các yêu cầu và các quy tắc kế toán khác nhau, điều này phụ thuộc vào quy mô của mỗi công ty. So sánh kế toán doanh nghiệp lớn và nhỏ có thể giúp Doanh nghiệp biết những gì sẽ xảy ra khi doanh nghiệp mình phát triển lên một quy mô lớn hơn.

Khối lượng hoạt động kế toán

Một sự khác biệt rõ ràng giữa một doanh nghiệp nhỏ và một công ty lớn hơn là khối lượng hoạt động. Một doanh nghiệp nhỏ hoạt động kinh doanh ít hơn, ít hóa đơn giấy tờ và tài liệu kế toán cần xử lý hơn. Do đó, cần ít chuyên môn và năng lực hơn để xử lý sổ sách và báo cáo tài chính cũng đơn giản hơn. Trong trường hợp này, một nhân viên có thể đảm nhiệm công việc kế toán và có thể kiêm nhiệm thêm các công việc hành chính nhân sự khác.

Khi doanh nghiệp phát triển với quy mô lớn hơn và khối lượng công việc tăng lên, mọi thứ sẽ phức tạp hơn. Lúc này sẽ mất nhiều thời gian hơn để theo kịp với số lượng hóa đơn chứng từ, nhiều nhà cung cấp và tài khoản khách hàng cần phải quản lý hơn. Trong trường này, bộ phận kế toán với các nhân sự chuyên trách sẽ giúp Doanh nghiệp cập nhật nhanh chóng kết quả kinh doanh và tình hình tài chính sổ sách của mình, từ đó có các quyết định tốt hơn cho hoạt động của Doanh nghiệp.

Kế toán theo cơ sở dồn tích và kế toán theo cơ sở tiền mặt

Doanh nghiệp sử dụng một trong hai phương pháp kế toán: tiền mặt hoặc dồn tích. Kế toán cơ sở tiền mặt sử dụng ít quy tắc hơn và cung cấp cách tiếp cận dễ dàng hơn. Kế toán dồn tích yêu cầu bạn ghi lại các giao dịch ngay khi chúng xảy ra theo quy định tại chuẩn mực kế toán, bất kể đã phát sinh dòng tiền hay chưa.

Các công ty lớn hơn, bao gồm tất cả các công ty niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán, phải sử dụng phương pháp kế toán dồn tích. Phương pháp dồn tích liên quan đến nhiều quy tắc hơn có tính chất kỹ thuật và có thể phải được đào tạo để hiểu đầy đủ.

Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể tùy chọn sử dụng kế toán theo cơ sở tiền mặt cho đơn giản. Việc này thường mất ít thời gian hơn mà không cần phải được đào tạo, cập nhật kiến thức để theo kịp các quy định.

Yêu cầu về báo cáo tài chính của doanh nghiệp nhỏ so với doanh nghiệp lớn

Doanh nghiệp nhỏ thường giao dịch với một số lượng nhỏ các tổ chức tài chính và nhà đầu tư bên ngoài hơn so với các doanh nghiệp, do đó các cơ quan chính phủ cũng đặt ra các yêu cầu báo cáo thấp hơn, các khoản mục báo cáo đơn giản hơn.

Kiểm soát nội bộ tại Công ty lớn và Công ty nhỏ

Công ty nhỏ gặp nhiều thách thức hơn trong việc thiết lập kiểm soát nội bộ đối với thông tin tài chính so với công ty lớn.

Các doanh nghiệp lớn hơn với nhiều nhân viên hơn có nhiều cơ hội hơn để phân tách các nhiệm vụ chính cho số lượng nhân sự lớn hiện có. Đối với một doanh nghiệp nhỏ, một cá nhân có thể xử lý các quy trình mà thường phải qua nhiều người vì số lượng nhân viên có hạn. Do có sự chồng chéo về nhiệm vụ, chủ sở hữu của các doanh nghiệp nhỏ có thể cần phải có vai trò tích cực hơn để phát hiện ra gian lận, sai sót hoặc công tác kế toán kém hiệu quả.

Quy định về chế độ kế toán áp dụng:

Tùy thuộc vào quy mô và loại hình doanh nghiệp, ngành nghề mà doanh nghiệp sẽ áp dụng các chế độ kế toán khác nhau.

Chế độ kế toánĐối tượng áp dụngVăn bản pháp luật
Chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ

Các doanh nghiệp siêu nhỏ (trừ doanh nghiệp nhà nước). Trong đó:

Doanh nghiệp siêu nhỏ trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản và lĩnh vực công nghiệp, xây dựng có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 10 người và tổng doanh thu của năm không quá 3 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng

Doanh nghiệp siêu nhỏ trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 10 người và tổng doanh thu của năm không quá 10 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng.

Thông tư 132/2018/TT-BTC
Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa

Doanh nghiệp nhỏ và vừa (bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ)thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa trừ doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ, công ty đại chúng theo quy định của pháp luật về chứng khoán, các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định tại Luật Hợp tác xã.

Doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thuộc lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí, bảo hiểm, chứng khoán … đã được Bộ Tài chính ban hành hoặc chấp thuận áp dụng chế độ kế toán đặc thù.

Thông tư 133/2016/TT-BTC
Chế độ kế toán doanh nghiệpCác doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế; bao gồm cả các doanh nghiệpvừa và nhỏ đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nếu thấy phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.Thông tư 200/2014/TT-BTC
Chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệpCơ quan nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập, trừ các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư; tổ chức, đơn vị khác có hoặc không sử dụng ngân sách nhà nước.Thông tư 107/2017/TT-BTC
Chế độ kế toán áp dụng với bảo hiểm tiền gửi tại Việt NamBảo hiểm tiền gửi Việt Nam, bao gồm cả Trụ sở chính các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam (Chi nhánh).

Thông tư 177/2015/TT-BTC

Kế toán trưởng có vị trí quan trọng không chỉ trong chỉ đạo công tác kế toán mà còn trong cả lĩnh vực quản lý kinh doanh, vì thế chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn về kế toán trưởng được quy định rõ trong Luật Kế toán 2015.

Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế toán

1. Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây:

a) Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;

b) Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán.

2. Người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.

3. Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới. Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán.

(Điều 51 – Luật Kế toán 2015)

Kế toán trưởng

1. Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán.

2. Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước và doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ ngoài nhiệm vụ quy định tại khoản 1 Điều này còn có nhiệm vụ giúp người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán giám sát tài chính tại đơn vị kế toán.

3. Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; trường hợp có đơn vị kế toán cấp trên thì đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng của đơn vị kế toán cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ.

4. Trường hợp đơn vị kế toán cử người phụ trách kế toán thay kế toán trưởng thì người phụ trách kế toán phải có các tiêu chuẩn, điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 54 của Luật này và phải thực hiện trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng quy định tại Điều 55 của Luật này.

(Điều 53 – Luật Kế toán 2015)

Tiêu chuẩn và điều kiện của Kế toán trưởng

1. Kế toán trưởng phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:

a) Các tiêu chuẩn quy định tại khoản 1 Điều 51 của Luật này;

b) Có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ trung cấp trở lên;

c) Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng;

d) Có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 02 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 03 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán trình độ trung cấp, cao đẳng.

2. Chính phủ quy định cụ thể tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng phù hợp với từng loại đơn vị kế toán.

(Điều 54 – Luật Kế toán 2015)

Trách nhiệm và quyền của Kế toán trưởng

1. Kế toán trưởng có trách nhiệm sau đây:

a) Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán;

b) Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật này;

c) Lập báo cáo tài chính tuân thủ chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán.

2. Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.

3. Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước và doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ, ngoài các quyền quy định tại khoản 2 Điều này còn có các quyền sau đây:

a) Có ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ;

b) Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của kế toán trưởng;

c) Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định;

d) Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị; trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó.

(Điều 55 – Luật Kế toán 2015)

Bên cạnh các quy định theo Luật kế toán 2015, quý vị có thể tham khảo thêm về các công việc thực tế của Kế toán trưởng tại câu số 6.

Trên thực tế thì hai vị trí CFO và Kế toán trưởng có nhiều sự liên quan đến nhau trong công việc. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam thì hai vị trí này thường là một người kiêm nhiệm, như vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí tiền lương. Tuy nhiên với những công ty hay tập đoàn lớn thì hai vị trí này thường phân định rõ ràng.

Giám đốc tài chính quản lý bộ phận tài chính, Kế toán trưởng quản lý bộ phận kế toán

Sự khác nhau giữa giám đốc tài chính CFO và Kế toán trưởng chính là hai vị trí này sẽ quản lý hai bộ phận khác nhau. Kế toán trưởng sẽ quản lý bộ phận kế toán giúp công ty theo dõi và thực hiện những mực tiêu tối ưu hóa các chi phí và chính sách tín dụng đối với các khách hàng và nhà cung cấp. 

Còn đối với giám đốc tài chính thì công việc chính là dựa trên những báo cáo tài chính từ kế toán trưởng để đưa ra những phân tích và kế hoạch sử dụng tài chính vào mục đích sản xuất kinh doanh cũng như các quyết định đầu tư hợp lý để mang về lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Những công việc chung giữa Kế toán trưởng và CFO trong công việc kế toán đó là: Cùng hỗ trợ hoạt động kiểm toán hàng năm, thực hiện các báo cáo quản trị và tài chính, quản lý các quy trình hoạch định ngân sách, cung cấp các phân tích tài chính cũng như xem xét nhưng điểm yếu trong kiểm soát. 

Về những công việc mảng tài chính thì Kế toán trưởng chỉ chung công việc với CFO đó là cung cấp tín dụng cho khách hàng và theo dõi dòng tiền trong doanh nghiệp. 

Những công việc của giám đốc tài chính CFO so với Kế toán trưởng là nhiều hơn rất nhiều. Kế toán trưởng sẽ thông thường chỉ cần hiểu rõ và nắm được những hoạt động của bộ máy kế toán mà thôi, tuy nhiên thì giám đốc tài chính không chỉ cần nắm rõ những hoạt động của bộ máy kế toán mà còn cần phải chuyển những thông tin từ bộ máy kế toán thành những thông tin tài chính. 

Giám đốc tài chính sẽ theo dõi, phân tích những thông tin tài chính này, thông thường là những báo cáo tài chính để từ đó đưa ra những chính sách cũng như quyết định tài chính quan trọng cho doanh nghiệp. Vì vậy CFO cần có những kiến thức kế toán và thêm những kiến thức về phân tích và đánh giá để từ đó có thể xây dựng những báo cáo tài chính và những chiến lược tài chính cho doanh nghiệp.

CFO quản lý nguồn lực tài chính còn Kế toán trưởng quản lý tác nghiệp kế toán

Kế toán trưởng sẽ đảm nhiệm vai trò quản trị nghiệp vụ kế toán để luôn đảm bảo hệ thống kế toán của doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Kế toán trưởng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các chi phí và lợi nhuận dựa trên công tác thống kê và kế toán theo các quy định của pháp luật.

Giám đốc tài chính CFO sẽ quản trị tài chính ở mức cao hơn, tuy nhiên là vẫn sử dụng những công cụ tài chính để nhằm mục đích tối đa hóa việc sử dụng vốn hiệu quả và tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Hai vị trí này sẽ có vai trò riêng khác nhau. Kế toán trưởng thì giúp đoanh nghiệp tối đa hóa được chi phí và kiểm soát chặt chẽ nhưng chi phí đó để không gây thất thoát cho doanh nghiệp, cùng với đó thì giám đốc tài chính sẽ xem xét xem những chi phí đó có được sử dụng hợp lý hay không? để từ đó sẽ có những điều chỉnh kịp thời giúp tăng hiệu quả sử dụng những chi phí đó.

Hai vị trí Kế toán trưởng và giám đốc tài chính có mâu thuẫn nhiệm vụ với nhau không?

Câu trả lời là không bởi đây là hai vị trí có vai trò khác nhau. Công việc của mỗi vị trí là khác nhau rõ ràng. Giám đốc tài chính sẽ dựa trên những thông tin kế toán để kiếm soát được hệ thống tài chính của doanh nghiệp, còn với vị trí Kế toán trưởng thì chỉ vận hành hệ thống kế toán để từ đó đưa ra các báo cáo giúp CFO xây dựng được những kế hoạch tài chính phù hợp cho doanh nghiệp mà thôi.

Hai vị trí này có quan hệ bổ trợ lẫn nhau trong công việc, dựa trên số liệu của bộ phận kế toán mà giám đốc tài chính có thể tạo ra những cơ hội đầu tư cho doanh nghiệp mình.

Những tiêu chí quan trọng khi tuyển nhân sự cho bộ phận kế toán:

  • Nắm vững kỹ năng chuyên môn
  • Cẩn thận, tỉ mỉ, tư duy logic
  • Khả năng phân tích và tổng hợp số liệu và có trí nhớ tốt
  • Yêu thích các con số và tính chính xác
  • Trung thực, kiên nhẫn, nguyên tắc, kỷ luật
  • Tính trách nhiệm cao
  • Chịu được áp lực công việc
  • Biết cách quản lý thời gian
  • Giao tiếp tốt, ứng xử khéo léo
  • Có kỹ năng sử dụng tốt các phần mềm kế toán

Hiện nay, Luật Kế toán số 88/2015/QH13 của Quốc hội, nghị định của Chính phủ và các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính đã quy định cụ thể các nội dung cơ bản liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại Doanh nghiệp (DN) như sau:

Tổ chức bộ máy kế toán:

Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán của DN. Một bộ máy kế toán được tổ chức tốt sẽ giúp cho các thủ tục hành chính của DN hoạt động hiệu quả. Việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Điều này giúp cho việc tổ chức công tác kế toán thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán, qua đó phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính của DN. Theo quy định hiện hành, DN phải bố trí người làm kế toán đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của Luật Kế toán, số lượng người làm kế toán tùy theo quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý, chức năng nhiệm vụ hoặc biên chế của đơn vị.

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong DN, nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán. Theo quy định, khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của mình, DN phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán là tài liệu gốc có tính bằng chứng, tính pháp lý và là thông tin quan trọng trong công tác kế toán của DN. Chứng từ kế toán phải có các nội dung cơ bản theo quy định của Luật Kế toán.

Tổ chức hệ thống sổ kế toán:

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. DN phải tuân thủ các quy định chung về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán; sửa chữa sai sót; khoá sổ kế toán; lưu trữ, bảo quản sổ kế toán; xử lý vi phạm. DN phải khoá sổ kế toán cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khoá sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật…

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: 

Theo quy định của Luật Kế toán, tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn vị kế toán chỉ được sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán cho mục đích kế toán tài chính theo quy định của Bộ Tài chính. Để thực hiện đúng quy định, DN cần nắm rõ các quy định tại các thông tư quy định chế độ kế toán DN của Bộ Tài chính như: Thông tư số 200/2014/TT-BTC, Thông tư số 133/2016/TT-BTC, Thông tư số 132/2018/TT-BTC.

Lập và phân tích báo cáo kế toán: 

Nhà nước có quy định thống nhất về nội dung, phương pháp, thời gian lập và gửi đối với các báo cáo kế toán định kỳ, đó là các báo cáo tài chính (BCTC), cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm sử dụng thông tin kế toán với những mục đích khác nhau để đưa ra các quyết định phù hợp. BCTC của DN gồm: Báo cáo tình hình tài chính; báo cáo kết quả hoạt động; báo cáo lưu chuyển tiền tệ; thuyết minh báo cáo khác theo quy định của pháp luật. Ngoài BCTC, hệ thống báo cáo kế toán của DN còn bao gồm các báo cáo kế toán quản trị, không mang tính chất bắt buộc, nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ đơn vị. Do vậy, nội dung, hình thức trình bày, kỳ báo cáo được quy định tùy theo yêu cầu quản trị trong từng DN.

Tổ chức công tác kiểm tra kế toán:

Việc kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng đắn các phương pháp kế toán, các chế độ kế toán hiện hành; Tổ chức công tác chỉ đạo công tác kế toán tại DN đảm bảo thực hiện đúng vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính. Việc kiểm tra kế toán sẽ tăng cường tính đúng đắn, hợp lý, khách quan của thông tin kế toán được cung cấp.

Ứng dụng công nghệ xử lý thông tin trong công tác kế toán: 

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán của DN không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi, mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giảm bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác kế toán. Hiện nay, hầu hết DN đều có các phần mềm kế toán riêng để phục vụ cho công tác kế toán tại DN. Phần mềm kế toán sử dụng phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, được thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.

Nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán, Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý một số nội dung sau:

Về tổ chức bộ máy kế toán: 

Hiện nay, trong các DN việc tổ chức bộ máy kế toán có thể tiến hành theo một trong 3 hình thức: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung; Tổ chức bộ máy kế toán phân tán và Tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán). Thông thường, việc tổ chức bộ máy kế toán cần tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau: Phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán; Gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực và hiệu quả; Phù hợp với đặc điểm, điều kiện tổ chức sản xuất kinh doanh, điều kiện hoạt động của DN trên cơ sở tổ chức phân cấp và phân công rõ ràng nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán cho từng cán bộ kế toán cụ thể của đơn vị.

Về hệ thống chứng từ kế toán:

Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán hiện hành do Bộ Tài chính quy định, DN có thể tự thiết kế chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo các yếu tố để thu nhận và cung cấp thông tin kế toán. Đồng thời, biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, đảm bảo rõ ràng, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát. Cần xây dựng hệ thống chứng từ đơn giản, rõ ràng, phù hợp với quy định của chế độ kế toán, bên cạnh đó, các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ phải thể hiện được yêu cầu quản lý nội bộ. Tất cả các chứng từ kế toán được lập từ trong đơn vị hay từ các đơn vị bên ngoài phải tập trung về phòng kế toán và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng ghi sổ kế toán.

Về hệ thống tài khoản kế toán:

Theo quy định hiện hành, DN có thể lựa chọn hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, Thông tư số 133/2016/TT-BTC, Thông tư số 132/2018/TT-BTC. Như vậy, DN cần dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, DN căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động, cũng như đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình.

Về kiểm tra, giám sát trong công tác tổ chức kế toán: 

Việc kiểm tra, giám sát công tác tổ chức kế toán trong DN nhằm đảm bảo cho công tác kế toán trong các DN thực hiện tốt các yêu cầu nhiệm vụ và chức năng của mình trong công tác quản lý. Đây là việc làm thường xuyên và đòi hỏi bắt buộc tại DN nhằm đảm bảo công tác tổ chức kế toán thực hiện đúng quy định của pháp luật và gắn với việc tổ chức hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong đơn vị hiểu và chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức kế toán: 

Để ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác kế toán, DN cần tổ chức trang bị thiết bị, phương tiện kỹ thuật, kiến thức tin học cho bộ phận kế toán để kế toán viên có thể sử dụng thành thạo thiết bị, vận hành được các chương trình trên thiết bị từ đó phục vụ tốt công tác kế toán.

***Xin click vào từng câu hỏi bên dưới để xem nội dung chi tiết

Tại sao doanh nghiệp nên thuê dịch vụ kế toán

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) đang thuê các Công ty dịch vụ Kế toán đủ điều kiện hành nghề về kế toán để ghi sổ, lập Báo cáo Tài chính, khai báo thuế, quyết toán thuế và giảm thiểu các rủi ro trong công tác kế toán cũng như cắt giảm các khoản chi phí thay vì tuyển dụng và đào tạo nhân sự cho bộ máy kế toán của công ty.

Lý do là các doanh nghiệp đã nhìn thấy được những lợi ích thiết thực khi sử dụng dịch vụ kế toán và khai báo thuế từ các công ty dịch vụ kế toán có uy tín, chuyên nghiệp. Thực tế cho thấy, đây cũng là xu hướng chung của các nước trên thế giới (Nhật Bản, Trung Quốc và các nước Châu Âu…đã áp dụng từ nhiều năm trước đây). Đa số doanh nghiệp chọn phương thức thuê ngoài vì vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp vừa đạt được lợi ích kinh tế.

Thực trạng, để có thể duy trì đội ngũ nhân sự kế toán nhằm thực hiện các công việc kế toán, doanh nghiệp phải trả nhiều khoản chi phí như: Chi phí trực tiếp (Tiền lương, Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản phúc lợi như tiền thưởng…) và chi phí đào tạo,v.v… Số lượng nhân viên càng nhiều thì chi phí phát sinh càng lớn.  Ngoài ra, còn phát sinh thêm các khoản chi phí Quản lý doanh nghiệp để phục vụ như: tiền thuê văn phòng, chi phí khấu hao, điện nước,… chi phí quản lý doanh nghiệp này thường lớn gấp nhiều lần so với chi phí tiền lương của nhân viên.

Như vậy, chỉ cần một phép tính nhỏ, chúng ta có thể thấy chi phí cho việc duy trì một đội ngũ kế toán ở DNNVV là khá lớn và không thật sự tối ưu đối với doanh nghiệp. Trong khi đó, nếu đi thuê dịch vụ kế toán thuế bên ngoài thì doanh nghiệp chỉ phải mất chưa đầy 35%-50% chi phí này và lại an tâm về chất lượng dịch vụ.

Bên cạnh đó, chất lượng dịch vụ kế toán và khai báo thuế từ các Công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, có uy tín sẽ tốt hơn hẳn một nhân viên kế toán nội bộ của Công ty với lý do kế toán nội bộ phải làm quá nhiều việc khác trong công tác kinh doanh của DNNVV và có thể họ còn thiếu kinh nghiệm trong việc giải quyết các vấn đề về thuế. Thực tế cho thấy, ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa của Việt Nam, nhân viên kế toán được tuyển dụng thường chưa đầy đủ kinh nghiệm, chưa nắm chắc chuyên môn nghiệp vụ để đảm nhiệm toàn bộ công tác kế toán. Trong khi đó, kế toán và các công cụ quản lý tài chính chỉ có thể có tác dụng hữu hiệu khi nó được thực hiện trên một nền tảng kế toán căn bản và phải được thực hiện một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác và tuân thủ pháp luật. Điều này chỉ thực hiện được nếu có bộ máy kế toán chuyên nghiệp được thực hiện bài bản và có quy trình chuẩn mực, nghiêm ngặt (Áp dụng cho các Công ty lớn, Tập đoàn,…).

Như vậy, nhiều  doanh nghiệp nhỏ và vừa  khi mới thành lập đã tính ngay đến việc thuê dịch vụ kế toán từ các Công ty có uy tín để tiết kiệm chi phí đầu tư và hạn chế rủi ro về kế toán và chi phí thuế. Rõ ràng đây là một lựa chọn phù hợp và thông minh.

Hiện nay, dịch vụ kế toán/thuế đang ngày càng phát triển ở Việt Nam và trong tương lai, đây được xem là lựa chọn thiết thực và phù hợp cho các Doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng không còn phải lo lắng về việc thuê dịch vụ kế toán/thuế sẽ bị rò rỉ thông tin, lộ bí mật kinh doanh bởi các Công ty dịch vụ kế toán đều cam kết bảo mật thông tin bằng Hợp đồng và chịu trách nhiệm theo quy định của hợp đồng dịch vụ kế toán. Ngoài ra, các Công ty dịch vụ kế toán đủ điều kiện hành nghề đều phải tuân thủ đạo đức nghề nghiệp kế toán, được Bộ tài chính kiểm tra và đánh giá chất lượng dịch vụ định kỳ. Vì vậy, doanh nghiệp được bảo đảm tối đa về lợi ích và thông tin kinh doanh.

Rõ ràng, nếu như chi phí thuê ngoài thực hiện công việc thấp hơn chi phí duy trì đội ngũ nhân sự kế toán mà chất lượng vẫn đảm bảo tốt hơn, thì không có lý do gì doanh nghiệp không tính tới việc thuê ngoài. Điều này đúng cho mọi lĩnh vực, không chỉ giới hạn ở kế toán doanh nghiệp…

Việc thuê kế toán ngoài mang lại rất nhiều lợi ích và hiệu quả trong công việc cho mỗi doanh nghiệp, vì thế nhu cầu sử dụng dịch vụ thuê kế toán ngày một phổ biến và trở thành giải pháp hữu hiệu cho mỗi doanh nghiệp hiện nay.

Sử dụng dịch vụ thuê kế toán ngoài, doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được những lợi ích sau đây:

Sử dụng được nhân sự kế toán có năng lực, chuyên môn cao: Ngày nay việc tuyển dụng nhân sự cực kỳ khó, đặc biệt là một vị trí công việc vừa đòi hỏi chuyên môn cao, vừa yêu cầu tính kỷ luật cũng như đạo đức trong nghề nghiệp như kế toán. Vì thế khi sử dụng dịch vụ thuê kế toán ngoài, hiển nhiên bạn sẽ được sử dụng các nhân sự có năng lực chuyên môn cao, khả năng xử lý vấn đề chuyên nghiệp, nhanh chóng. Hơn thế họ luôn cập nhật nhanh nhất những thông tin thay đổi mới nhất trong ngành để hỗ trợ bạn trong mọi tình huống, giúp bảo vệ tối đa được quyền lợi của doanh nghiệp và thực hiện đúng các quy định của nhà nước.

Đảm bảo tính hiệu quả trong công việc, giảm thiểu rủi ro: Năng lực chuyên môn cao, thái độ làm việc chuyên nghiệp từ những kế toán công ty dịch vụ sẽ giúp bạn hoàn toàn an tâm về tính hiệu quả trong công việc. Hơn thế nữa, trách nhiệm trong hồ sơ, chứng từ thì kế toán dịch vụ hoàn toàn chịu trách nhiệm. Vì thế bạn hoàn toàn có thể tin tưởng và an tâm kinh doanh và vận hành doanh nghiệp. Mọi vấn đề liên quan đến kế toán – thuế hay pháp lý đã có đơn vị dịch vụ kế toán hỗ trợ. 

Tiết kiệm thời gian và chi phí: Khi sử dụng dịch vụ kế toán bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc xử lý công việc, đặc biệt là các vấn đề phát sinh sẽ được hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp. Chi phí sử dụng dịch vụ kế toán được tính trên khối lượng và độ hiệu quả của công việc. Chi phí này luôn rẻ hơn rất nhiều so với việc bạn thuê một nhân sự kế toán và đầu tư trang thiết bị làm việc cho họ tại công ty. Vì thế, việc thuê kế toán ngoài cực kỳ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, mới thành lập.

Xử lý vấn đề nhanh chóng, chuyên nghiệp: Với chuyên môn cao cùng mỗi ngày đều tiếp xúc với công việc đã giúp các kế toán thuê ngoài trở thành những master trong việc nhận định và xử lý vấn đề để đảm bảo mang lại hiệu quả và nhanh chóng cho doanh nghiệp. Với các nghiệp vụ khó thì họ cũng có những giải pháp hay những đồng đội trong nghề cùng tham vấn để đưa ra hướng xử lý phù hợp nhất với doanh nghiệp ở mỗi tình huống cụ thể.

Có nhân sự đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước: Chắc rằng các vấn đề giải trình, thuyết trình về hồ sơ, chứng từ của các doanh nghiệp với các cơ quan ban ngành là không tránh khỏi. Khi sử dụng dịch vụ thuê kế toán ngoài bạn hoàn toàn an tâm về năng lực chuyên môn cũng như khả năng nắm bắt, giải quyết, giải trình các vấn đề với các cơ quan, đảm bảo đúng pháp lý, quy định của pháp luật.

Hạn chế của việc thuê kế toán ngoài

  • Không có mặt thường xuyên tại doanh nghiệp, do đó, không sâu sát được với công việc như kế toán tại Doanh nghiệp
  • Chỉ thực hiện chuyên về công tác kế toán và dịch vụ tư vấn theo hợp đồng

Tuy nhiên, những hạn chế trên có thể được giảm thiểu bởi các giải pháp sau:

  • Lựa chọn những công ty có uy tín và có đủ nguồn lực và nhân sự để triển khai công việc

Trao đổi thẳng thắn với các công ty cung cấp dịch vụ về các hạn chế nêu trên và đề nghị họ có những giải pháp phù hợp

Ngày nay, việc thuê dịch vụ kế toán ngoài là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp, nhất là:

Các doanh nghiệp mới thành lập:

  • Các doanh nghiệp mới thành lập, khởi nghiệp chưa có nhiều nhân sự, và không có kế toán.
  • Các doanh nghiệp cần người có chuyên môn kế toán để thực hiện nghiệp vụ kế toán và giúp bạn giải quyết các vướng mắc hay khó khăn khi làm kê khai, báo cáo tài chính lúc ban đầu.
  • Các doanh nghiệp cần tư vấn về những nghị định hay quy định liên quan tới thuế và các báo cáo tài chính mà khi mới bắt đầu chưa thể nắm rõ được.

Các doanh nghiệp nước ngoài:

  • Các doanh nghiệp có vốn đầu tư, chủ sở hữu nước ngoài đang kinh doanh tại Việt Nam mà không rành về các điều lệ của Việt Nam.
  • Các doanh nghiệp nước ngoài đang cần tư vấn về các vấn đề hồ sơ pháp lý để mở doanh nghiệp tại Việt Nam.

Các doanh nghiệp đang hoạt động:

  • Doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, chi phí phát sinh, chứng từ ít, chưa có các bộ phận kế toán đầy đủ.
  • Các doanh nghiệp đang muốn tinh gọn bộ máy nhân sự, tiết kiệm chi phí.
  • Các doanh nghiệp cần người có chuyên môn đại diện công ty làm việc với cơ quan thuế.
  • Hoặc các doanh nghiệp cần xử lý và giải quyết những vấn đề liên quan đến: Luật Kế toán, thông tư, nghị định, chuẩn mực kế toán, thuế… để không để bị phạt.
  • Các doanh nghiệp cần tư vấn về giấy tờ, pháp lý doanh nghiệp.

Kế toán thuê ngoài cũng sẽ giống như một kế toán viên khác, họ cũng sẽ thực hiện đầy đủ các công việc của một kế toán yêu cầu. Tuy nhiên, tùy theo từng dịch vụ kế toán thuê ngoài của doanh nghiệp thì sẽ có các công việc cụ thể.

Công việc dịch vụ kế toán thuê ngoài thường chia theo từng giai đoạn đầu năm, hằng ngày, cuối tháng, quý và cuối năm. Các thời điểm cuối quý, cuối năm thì khối lượng công việc nhiều nhất. Cụ thể như sau:

Công việc đầu năm mà kế toán cần phải thực hiện:

  • Kê khai và nộp tiền thuế đầu năm: Đối với tiền thuế môn bài là ngày 31/1 mỗi năm . Nếu doanh nghiệp mới thành lập thì nộp tờ khai và thuế môn bài trong vòng 1 tháng, kể từ khi có giấy phép kinh doanh. Nếu là công ty có thay đổi về vốn, thì thời hạn cuối cùng nộp tờ khai thuế môn bài là 31/12 trong năm có thay đổi.
  • Tờ khai thuế TNDN tạm tính quý 4 năm trước liền kề năm khai thuế.
  • Báo cáo tình hình thực hiện sử dụng hóa đơn quý 4 năm trước liền kề.
  • Nộp báo cáo tài chính, Quyết toán thuế TNDN, Quyết toán thuế TNCN của năm trước liền kề: Thời hạn nộp là 31/3.

Công việc hằng ngày thông thường:

  • Ghi chép, thu thập, lưu trữ các hóa đơn, chứng từ của kế toán.
  • Thu thập xử lý tất cả các hóa đơn, chứng từ liên qua đến đầu ra, đầu vào của doanh nghiệp nếu có phát sinh các hoạt động mua bán, để kê khai thuế và hoạch toán cuối tháng.
  • Kiểm tra xem hóa đơn hợp pháp và phù hợp không hay không? Nếu có trường hợp bị sai xót hoặc không hợp lý cần quyết định xử lý ngay theo quy định của Thông tư và tài liệu văn bản có liên quan.
  • Thực hiện kê khai phiếu thu chi rõ ràng, lập hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho…hằng ngày nếu có.
  • Ghi chép các sổ sách cần thiết khác có liên quan

Công việc hàng tháng:

  • Thực hiện kê khai tờ khai thuế GTGT hàng tháng (nếu doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế GTGT theo tháng).
  • Thực hiện kê khai tờ khai thuế TNCN theo tháng (nếu doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế GTGT theo tháng, và có số thuế TNCN được phải nộp trong tháng).
  • Thực hiện kê khai các loại thuế khác (nếu có)
  • Thực hiện kê khai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng (đối với những doanh nghiệp mới thành lập dưới 12 tháng)
  • Hạn nộp tờ khai là ngày 20 của tháng tới.
  • Lập các báo cáo hàng hóa, tồn kho, doanh thu theo tháng của doanh nghiệp.
  • Tính giá thành sản phẩm, định mức nguyên liệu… (nếu có)

Công việc hàng quý:

  • Lập báo cáo tình hình sử dụng Hoá đơn theo Quý. Lập báo tờ thuế TNCN theo quý (Nếu doanh nghiệp đăng ký kê khai theo quý). Thời hạn nộp tờ khai là ngày 30 của tháng đầu tiên quý sau liền kề.
  • Lập báo cáo kết quả kinh doanh và dòng tiền của doanh nghiệp theo quý.
  • Lập báo cáo hàng hóa, tồn kho…
  • Kiểm tra và theo dõi các công cụ dụng cụ và hạch toán tiêu hao, chi phí cho doanh nghiệp.

Công việc cuối năm:

  • Làm báo cáo thuế cho tháng cuối năm và báo cáo thuế cho quý 4.
  • Trình bày báo cáo quyết toán thuế TNCN năm cho doanh nghiệp.
  • Kê khai quỹ, kho hàng và tài sản, đối chiếu công nợ.
  • Hoàn thiện sổ kế toán, đối chiếu sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
  • Làm báo cáo tài chính năm gồm: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
  • Liệt kê sổ sách, chứng từ kế toán có liên quan và trình ký các sổ sách chứng từ đó.
  • Lập các quyết toán liên quan như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân
  • Thực hiện công việc hạch toán, kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên …quyết toán cuối năm theo quy định nhà nước.
  • Xử lý các vấn đề phát sinh

Tiêu chí khi lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ kế toán:

  • Kinh nghiệm cung cấp dịch vụ kế toán: Công ty càng có nhiều kinh nghiệm sẽ càng có điều kiện để hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ và nâng cao chất lượng dịch vụ.
  • Có quy trình cung cấp dịch vụ đầy đủ, chi tiết, rõ ràng: Điều này có thể được đánh giá thông qua website, thông qua các cuộc họp trao đổi ban đầu liên quan đến việc cung cấp dịch vụ
  • Có thương hiệu tốt trên thị trường: Công ty có thương hiệu tốt thường có mức độ cam kết cao trong việc bảo đảm chất lượng dịch vụ của mình
  • Có đội ngũ nhân sự với trình độ chuyên môn cao, có đủ nguồn lực để xử lý công việc
  • Có cam kết bảo mật thông tin bằng văn bản với những quy định rõ ràng. Có đầy đủ chính sách, quy trình và công cụ giúp bảo đảm cam kết bảo mật thông tin

Trong những năm gần đây, việc Doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài đã diễn ra phổ biến hơn bởi những lợi ích như: tiết kiệm chi phí, an toàn về mặt pháp lý của hình thức này, đa phần các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều sử dụng dịch vụ này hoặc sẵn sàng sử dụng. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp lần đầu sử dụng dịch vụ kế toán hoặc đã sử dụng dịch vụ kế toán nhiều lần rồi nhưng vẫn chưa nắm rõ được cách thức đàm phán, quản lý hợp đồng tư vấn để đạt được hiệu quả cao nhất.

Dưới đây là một số vấn đề chính mà Doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài:

Xác định loại hợp đồng dịch vụ kế toán mà doanh nghiệp sử dụng

Thường sẽ có 3 loại hợp đồng chính:

  • Dịch vụ kế toán trọn gói: Tư vấn sẽ sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận các hoá đơn phát sinh tại doanh nghiệp hàng ngày và xử lý toán bộ các công việc sau đó để lên được các báo cáo thuế theo định kỳ cho doanh nghiệp. Thường các doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng trọn gói 1 năm. Sau đó đánh giá và đưa ra quyết định có tiếp tục ký hợp đồng dài hạn hơn hay không.
  • Dịch vụ kế toán thuế: Chỉ làm 1 lần trước kỳ quyết toán thuế của doanh nghiệp.Tuỳ từng thực trạng doanh nghiệp mà phạm vi công việc của dịch vụ này có thể chia thành 2 trường hợp. Một là, doanh nghiệp đã có đầy đủ số liệu, dữ liệu kế toán phát sinh trong kỳ, vai trò của Tư vấn là tiếp nhận, soát xét và lên báo cáo thuế. Hai là, dữ liệu kế toán trong kỳ chưa được ghi nhận, chưa hạch toán chính xác và đầy đủ, vai trò của Tư vấn là ghi nhận lại toàn bộ số liệu phát sinh trong kỳ và lên các báo cáo thuế.
  • Dịch vụ kế toán soát xét: Doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ hoạt động kế toán: hạch toán, lên báo cáo, .. Nhưng với mong muốn đảm bảo tính an toàn Pháp lý, doanh nghiệp thuê Tư vấn để soát xét, xem lại toàn bộ sổ sách, hồ sơ và báo cáo. Ngoài ra, Tư vấn cũng tư vấn định hướng cho doanh nghiệp về kiện toàn bộ máy kế toán.
  • Dịch vụ kế toán khác: hoàn thiện sổ sách, kiện toàn bộ máy kế toán, tư vấn kế toán theo vụ việc,…

Các nội dung doanh nghiệp cần lưu ý để đảm bảo quyền lợi.

  • Hai bên phải làm rõ phạm vi công việc của dự án và đưa ra được danh sách những công việc cụ thể, sản phẩm bàn giao và thời gian thực hiện/bàn giao tương ứng với công việc.
  • Mỗi lần giao nhân tài liệu, sản phẩm bàn giao cần có biên bản, biên bản bàn giao đảm bảo có chữ ký của hai bên
  • Đối với dịch vụ kế toán kéo dài nhiều tháng, cần yêu cầu bên Tư vấn báo cáo nhanh hàng tháng. Ví dụ, dịch vụ kế toán trọng gói hàng tháng, khoảng mùng 5 hàng tháng, yêu cầu Tư vấn gửi báo cáo nhanh về sự việc của tháng trước liền kề, một số sự việc cần báo cáo: Thuế GTGT còn được khấu trừ/hoặc phải nộp; Tổng doanh thu/thu nhập chiu thuế; Tổng chi phí hợp lệ có thể ghi nhận; Giá trị thuế TNDN dự kiến trong kỳ và giải pháp cho kỳ tiếp theo.
  • Yêu cầu bên tư vấn phải đưa ra những kết quả dự báo trước. Ví dụ: mức thuế doanh nghiệp phải đóng; rủi ro về quản trị và pháp lý khi doah nghiệp thực hiện hành vi nào đó;…
  • Ghi rõ trách nhiệm của bên nào phụ trách việc nộp các tờ khai/báo cáo thuế kèm theo trách nhiệm bảo quản và quản lý hạn dùng của chữ ký số. Ngoài ra, trách nhiệm cụ thể của hai bên cũng phải làm rất rõ ràng.
  • Ghi rõ trách nhiệm của 2 bên khi cần giải trình với cơ quan Thuế
  • Ghi rõ thời gian bảo hành cũng như các quyền lợi đi kèm của doanh nghiệp khi dịch vụ tư vấn kết thúc.

Một số nội dung mà doanh nghiệp phải đảm bảo để Tư vấn có thể thực hiện hiệu quả công việc:

  • Cung cấp đầy đủ, trung thực, chính xác toàn bộ những thông tin, dữ liệu liên quan tới dự án cho Tư vấn
  • Cung cấp đúng hạn các dữ liệu kế toán cần thiết, trong phạm vi cho Tư vấn
  • Hợp tác cùng Tư vấn trong quá trình làm việc, tránh suy nghĩ đồ dồn mọi công việc, trách nhiệm lên Tư vấn hay chờ đợi mọi thứ từ Tư vấn. 
  • Năm rõ, chính xác những tài liệu cần cung cấp cho Tư vấn và thời gian để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của mình
  • Nắm rõ sản phẩm bàn giao và thời gian nhận để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm.
  • Trong quá trình tiếp cận đầu tiên với tư vấn (trước khi ký hợp đồng) nên tránh trường hợp nói nhiều, kể hết, hãy từ tốn, xem xét đánh giá những nhận định của tư vấn để có thể nhìn nhận được chính xác mức độ của Tư vấn đối với vấn đề doanh nghiệp mình.
  • Cuối cùng, các đòi hỏi về bằng cấp, chứng chỉ là cần thiết nhưng không phải yếu tổ quyết định về chất lượng của dịch vụ Tư vấn, cần nhìn nhận từ kinh nghiệm thực tế của tư vấn cũng như những gì Tư vấn nhận định về vấn đề của doanh nghiệp.

***Xin click vào từng câu hỏi bên dưới để xem nội dung chi tiết

Xem tại đây

Khi nhận thấy các  dấu hiệu tiềm ẩn gian lận trong hoạt động của công ty, các kế toán viên có thể tham khảo năm bước dưới đây để có những hành xử phù hợp nhất trong môi trường làm việc:

1. Kiểm chứng rõ ràng các vấn đề gian lận và xác định rõ ràng mức độ

Khi nhận thấy các dấu hiệu gian lận, bạn nên chắc chắn về điều đó chứ không phải chỉ đơn giản là thông qua sự phỏng đoán và nghi ngờ. Vì vậy, khi đối mặt với vấn đề này, bạn cần thật sự bình tĩnh để xem xét và cân nhắc kỹ mọi khả năng có thể xảy ra. Bạn cũng nên tìm hiểu nguyên nhân vì điều này sẽ giúp bạn nắm được vấn đề bao quát hơn.

Ngoài ra, bạn hãy xem xét tới khái niệm gian lận, phân biệt khái niệm này với “dùng thủ thuật”. Bởi vì trong thực tế có khá nhiều dạng việc làm đòi hỏi chúng ta phải có những thủ thuật nhất định để thực hiện công việc được êm xuôi và dễ dàng. Vậy nên khi xem xét vấn đề, chúng ta không nên có cái nhìn quá cứng nhắc, thay vào đó bạn cần phải biết cách ứng xử làm sao để linh hoạt nhất, và hiểu được bản chất của vấn đề, của những hành vi trong cách thực hiện của người khác. Bên cạnh đó, bạn nên xác định rõ ràng mức độ ảnh hưởng của hành vi gian lận (nếu có) đó.

2. Thu thập chứng cứ xác đáng

Việc kết tội một ai đó là gian lận khi chưa nắm trong tay bất cứ chứng cứ rõ ràng, xác thực nào là điều tối kỵ. Vì điều này có thể gây tổn hại tới danh dự của đối phương nếu như bạn hiểu lầm họ hoặc nếu như đúng là vậy thì bạn cũng không có bất cứ vũ khí nào để đưa họ ra ánh sáng, ngược lại bạn đã giựt dây đánh tiếng để họ đề phòng hơn, và có cơ hội gây ra những bất lợi cho bạn.

Ở bước này, bạn nên nhớ khi chứng cứ được tìm ra càng sớm thì mức độ chính xác của sự việc sẽ càng cao hơn. Nếu như bạn đã chắc chắn được rằng người đồng nghiệp đó thực sự đã gian lận, hành vi đó còn gây ra những ảnh hưởng rất lớn tới công ty hay là tới công việc của những cá nhân, phòng ban khác thì bạn cần phải thu thập thật nhanh chóng những chứng cứ mang tính xác thực. Việc chứng cứ càng được tìm ra nhanh chóng bao nhiêu thì nguy cơ tổn thất càng giảm đi và sự xác thực cũng có hiệu lực hơn, đáng tin cậy hơn. Vì khi đó có thể người đồng nghiệp gian lận đó chưa kịp xóa đi dấu vết còn sót lại. Bạn hãy tìm kiếm những tài liệu có liên quan, sử dụng những công cụ hỗ trợ hiệu quả như USB, máy ảnh, camera… Chúng sẽ khiến cho người đồng nghiệp kia khó mà chối cãi được cho hành vi sai trái của mình.

Ngay cả khi việc người đồng nghiệp gian lận chưa gây ra những ảnh hưởng quá nghiêm trọng thì bạn vẫn phải tìm ra cách giải quyết phù hợp. Vì đây là mối hiểm họa về lâu dài, do vậy bạn vẫn cần phải hết sức lưu tâm. Nếu như hành vi gian lận của người đó có thể trót lọt thì cứ lần lữa, họ lại tiếp tục thực hiện cho những lần sau. Bởi vậy hãy cố gắng tìm kiếm chứng cứ xác đáng thuyết phục nhất từ những chi tiết nhỏ.

3. Chia sẻ thẳng thắn, chân thành với người đồng nghiệp gian lận

Đối với những trường hợp mà bạn đã xác nhận được sự gian lận của họ ở trong công việc thì tốt nhất bạn không nên đánh tiếng ngay với bất cứ một người thứ ba nào khác vì như vậy sẽ có thể gây ra những hiểu lầm không mong muốn cho chính bản thân bạn.

Trong trường hợp này, tốt nhất bạn nên có một cuộc trò chuyện trực tiếp, thể hiện rõ cho đối phương thấy về thái độ hợp tác xây dựng và góp ý của bạn, rằng bạn không muốn họ mắc sai lầm và sai lầm đó có thể ảnh hưởng tới công ty và mọi người.

4. Tìm những phương án tối ưu để khắc phục

Nếu như bạn chỉ nghĩ việc tố cáo hành vi sai phạm của người đồng nghiệp chỉ để thỏa mãn ý muốn vạch mặt họ cho sếp và mọi người trong công ty được biết thôi thì hành vi đó có khác nào việc bạn cũng đang dùng thói thường để mà “chơi xấu” lại người đồng nghiệp không tốt. Và quan trọng hơn, điều này cũng không giải quyết được vấn đề tận gốc rễ, căn cốt của nó. Thế nên khi nói chuyện với người đồng nghiệp về việc sai phạm của họ thì bạn nên kèm theo những hướng khắc phục. Hãy tìm hiểu rõ ràng nguyên nhân dẫn tới việc họ gian lận.

Nếu biết rõ hành vi của người đồng nghiệp có ảnh hưởng xấu tới mình thì bạn cần phải nhanh chóng tự tìm ra những cách khắc phục tình trạng đó để không ảnh hưởng đến vị trí của bạn tại công ty, luôn phòng bị cho mình để đối phó lại với những ảnh hưởng xấu từ hành vi gian lận của người đồng nghiệp.

5. Báo lên lãnh đạo?

Sở dĩ đây là một câu hỏi là bởi vì việc báo sự việc này lên những cấp lãnh đạo cũng cần phải cân nhắc. Tùy vào từng trường hợp, mức độ và chứng cứ thu thập được mà quyết định xem có nên làm như vậy. Vì nếu không khéo léo và có sự rõ ràng, bạn sẽ có thể bị nhận thiệt thòi về phía mình.

Lời khuyên là hãy chia sẻ thật thẳng thắn với những cấp quản lý, lãnh đạo trong công ty nếu trong trường hợp đây là phương án cuối cùng bạn có thể thực hiện, các phương án ở trên đều không mang đến hiệu quả. Nhưng để báo cáo sự việc lên cấp cao hơn thì bạn nhất định phải lưu ý:

  • Có bằng chứng xác thực đầy tính thuyết phục trong tay, vì bằng chứng không có tính thuyết phục có thể làm hại đến bạn
  • Trong quá trình thu thập bằng chứng để báo cáo cho cấp quản lý, bạn cũng nên trao đổi việc này mới một đồng nghiệp thân thiết và bạn thực sự chắc chắn là họ đáng tin cậy để có thể hỗ trợ cho bạn tốt nhất
  • Chọn người quản lý để báo cáo: cân nhắc xem người đó có khả năng giải quyết vấn đề hay không, họ có phải là người có trách nhiệm cao với công việc, là người lãnh đạo công tư phân minh hay không và nhất là phải lưu ý đến mối quan hệ giữa người quản lý với người động nghiệp có hành vi gian lận

Như vậy, việc phát hiện ra người đồng nghiệp gian lận có thể giúp ích cho việc điều chỉnh lại công việc trong công ty được hiệu quả hơn nhưng nó cũng tạo ra những khó khăn nhất định trong kỹ năng ứng xử. Ứng xử không khéo léo thì mọi vấn đề sẽ quay ngược lại gây ảnh hưởng xấu cho bạn. Hãy cẩn trọng thực hiện từng bước.

Các kỹ năng cơ bản cần thiết của nhân viên kế toán hiện nay:

  • Trình độ năng lực chuyên môn cao
  • Kiến thức tin học cở bản: Microsoft Office, phần mềm kế toán, phần mềm kê khai thuế
  • Khả năng ngoại ngữ
  • Khả năng tư duy tốt
  • Cẩn thận và chính xác
  • Đức tính trung thực
  • Chịu được áp lực công việc
  • Biết cách quản lý thời gian
  • Giao tiếp tốt, ứng xử khéo léo

Bên cạnh các kiến thức tin học cơ bản nêu trên, kế toán viên cần trang bị thêm cho mình các công cụ quản lý công việc để nâng cao hiệu suất trong công việc:

  • Lên checklist công việc với Microsoft To Do: Hỗ trợ liệt kê các checklist cần phải làm cho từng công việc, từng dự án khác nhau và đánh dấu các dự án nào đã làm xong. Đây là phần mềm miễn phí do Microsoft cung cấp.
  • Microsoft Planner – Ứng dụng quản lý công việc đơn giản: sử dụng “board” để quản lý công việc. Mỗi board được xem như một dự án công việc, trong mỗi dự án sẽ có các card tương ứng với từng cá nhân. Các cá nhân có thể trò chuyện, đăng tải hình ảnh trao đổi công việc. Ưu điểm của Microsoft Planner là cho phép tích hợp với các dịch vụ khác của Microsoft như Office 365 Groups, Outlook 2016, ứng dụng ghi chú OneNote,… Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ các tệp tin Word, Excel hoặc PowerPoint. Planner hoạt động trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, tablet. Khi có nhiệm vụ mới Planner sẽ gửi thông báo hoặc email cho bạn.
  • Phần mềm Microsoft OneNote: Chức năng chính của phần mềm này là cho phép thu thập các ghi chép của người dùng dưới dạng chữ viết tay hay đánh máy, các hình vẽ, các dữ liệu âm thanh hay hình ảnh, tạo nên các ghi chú và giúp người dùng có thể chia sẻ các ghi chép của mình trên mạng Internet. Phần mềm sở hữu rất nhiều các tính năng đặc thù cho việc tạo ghi chú.
  • Lên lịch làm việc với Google Calendar: Google Calendar là phần mềm quản lý lịch làm việc miễn phí giúp bạn sắp xếp công việc, lập thời gian biểu và nhắc nhở công việc hàng ngày. Điều khiến Google Calendar đặc biệt là khả năng kết nối với Gmail và quản lý công việc từ các công việc cá nhân nhỏ lẻ hàng ngày cho đến quản lý công việc cho doanh nghiệp.
  • Quản lý tiến độ công việc với Taiga: Bạn có thể giao nhiệm vụ cho nhân viên và quản lý tiến độ công việc thông qua Taiga. Đây là phần mềm quản lý lịch làm việc miễn phí, thích hợp cho quản lý các dự án có nhiều công đoạn thực hiện. Taiga cho phép nhiều người cùng tham gia vào một dự án giúp họ phản hồi, tương tác qua lại lẫn nhau.
  • Phần mềm quản lý công việc tiếng việt Facework: Phần mềm Facework có thể sử dụng cho cá nhân hoặc doanh nghiệp. Giúp quản lý công việc hiệu quả và giúp bạn thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra.

Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay việc nhập một khối lượng hàng hóa lớn để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh là điều thiết yếu. Tuy nhiên, việc nhập kho quá nhiều sẽ dẫn đến tình trạng tồn kho và sự lãng phí về vốn lưu động xảy ra. Vậy nên việc báo cáo thường xuyên hơn về số lượng hàng hóa theo kế hoạch sẽ luôn giúp người quản lý dễ dàng đưa ra kế hoạch nhập hàng hóa tốt hơn, kịp tiến độ mà nguồn vốn vẫn tự động xoay vòng.

Bên cạnh đó quy trình kiểm kê hàng tồn kho còn giúp hạn chế tổn thất về nguyên vật liệu và hàng hóa. Việc không kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả sẽ dẫn tới việc hàng hóa lâu ngày sẽ hỏng hóc, hao mòn hoặc đôi khi là không sử dụng được. Điều này làm mất đi giá trị thực của sản phẩm và gây tổn thất trực tiếp tới doanh nghiệp.

Ngoài ra, một quy trình kiểm kê hàng tồn kho tốt sẽ giúp chính doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí lưu kho. Đặc biệt hàng hóa có khối lượng càng lớn thì doanh nghiệp sẽ chịu thêm các khoản phụ phí về không gian, điện, nước, nhân công… để có thể duy trì. Do đó, muốn giảm bớt được chi phí thì bạn sẽ cần kiểm kê được hàng tồn hiệu quả.

Chuẩn bị trước khi kiểm kê hàng tồn kho

  • Chủ động thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt nhất. Đặc biệt với những ngày tiến hành kiểm kê hàng nếu thật sự cần thiết thì nên thông báo với nhà cung cấp, đối tác hay khách hàng để tránh làm phiền cũng như hạn chế được tần suất nhập hàng thêm mới. Hoặc hàng hóa mới được nhập thêm nên để ở một khu vực riêng, tách biệt với hàng hóa đang được kiểm kê.
  • Phân công nhân sự, người sẽ chịu trách nhiệm về việc tham gia quá trình kiểm kê, thông thường trong doanh nghiệp thì thủ kho và kế toán sẽ phối hợp để thực hiện nhiệm vụ này, hoặc trong một số trường hợp thì người quản lý sẽ làm việc trực tiếp.
  • Đưa ra kế hoạch cụ thể hơn cho việc kiểm kê tồn kho khu vực nào sẽ kiểm trước, khu vực nào sau, loại mã hàng nào được ưu tiên, thời gian nào tới thời gian nào,…

Các bước quy trình kiểm kê hàng hồn kho

Thông thường một doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê hàng hóa theo các bước sau hoặc tùy theo đặc thù kinh doanh khác nhau mà cũng có sự linh hoạt thay đổi phù hợp.

Bước 1: Căn cứ theo phần mềm quản lý cùng các báo cáo về tồn kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ, sắp xếp theo thứ tự khu vực. Lưu ý, mẫu kiểm kê tồn kho hàng hóa bao gồm các cột chi tiết từ tên hàng, số lượng hàng thực tế, số lượng hàng hóa tại báo cáo, ghi chú…

Bước 2: Bắt đầu kiểm kê tại kho và ghi chú vào mẫu đã sẵn có. Nên có hai người thực hiện kiểm kê song song và ghi số liệu độc lập ở hai biên bản để đối chiếu tăng sự chính xác.

Bước 3: Sau khi kiểm kê và hoàn tất việc so sánh kết quả kiểm kê của 2 người về số lượng thực tế, nếu trường hợp có chênh lệch thì sẽ cần đếm lại để được số liệu chính xác.

Bước 4: Sau khi chốt lại được lượng hàng hóa tồn thực tế tại kho thì sẽ tiến hành đối chiếu với số liệu tương ứng trên báo cáo. Nếu có chênh lệch thì thủ kho và kế toán cần điều tra và có giải trình chi tiết.

Bước 5: Sau khi giải trình chênh lệch, kế toán cần điều chỉnh lại sự chênh lệch theo đúng với số liệu thực tế đã kiểm tra.

Bước 6: Lập và hoàn tất biên bản kiểm kê hàng tồn kho, đồng thời yêu cầu các bên liên quan ký xác nhận để có đối chứng đầy đủ nhất.

Bước 7: Lưu ý đối với các trường hợp sai lệch thì bạn giám đốc và chủ doanh nghiệp sẽ cần tìm hiểu rõ nguyên nhân. Thông thường sẽ có các trường hợp như sau:

  • Chênh lệch thừa nhiều hơn so với báo cáo: đây là trường hợp có thể do việc nhầm lẫn từ khâu ghi số liệu làm báo cáo hoặc quên về việc nhập số liệu khi nhập hàng mới vào kho.
  • Chênh lệch thiếu ít hơn so với báo cáo: Đây là vấn đề quan trọng cần được lưu tâm tới vì có thể do nhân viên quét mã vạch bị quên, hao hụt do khi vận chuyển hàng hóa, hoặc đôi khi cần lưu tâm tới gian lận, mất cắp…

Kiểm kê hàng tồn thường xuyên

Việc kiểm kê sẽ được thực hiện hàng ngày hoặc vài ngày, vài tuần cũng như theo từng đợt xuất nhập hàng hóa. Cách thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có sản phẩm giá trị cao, ít loại mặt hàng như các doanh nghiệp chuyên về thiết bị, máy móc, hàng hóa đặc trưng, doanh nghiệp xây lắp… Chủ doanh nghiệp có thể hạn chế được sai lệch và thất thoát, tuy nhiên việc này cũng sẽ làm tiêu tốn khá nhiều nhân lực và thời gian. Bộ phận kế toán cũng sẽ chịu áp lực lớn hơn về số lượng công việc.

Kiểm kê hàng tồn theo định kỳ

Việc kiểm kê sẽ được thực hiện theo kế hoạch cụ thể theo tháng, quý hay năm, hoặc chu kỳ mà doanh nghiệp có sự quy ước theo thời gian cụ thể. Cách thức này được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh số lượng lớn, giá trị trung bình, các sản phẩm đa dạng về chủng loại… Cách thức này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn, và giảm bớt đi được công việc kế toán. Giúp họ “dễ thở’ hơn so với hình thức kiểm kê thường xuyên nhưng nhược điểm là sẽ khó phát hiện sai sót do thời gian cách xa giữa các đợt kiểm kê.

Một số gợi ý khác

  • Ứng dụng công nghệ trong việc quản lý kho, điều này sẽ giúp việc quản lý kho được minh bạch, khoa học và hạn chế sai sót do con người gây ra.
  • Thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho hoặc theo định kỳ ngắn hơn tránh thời gian dài gây nên sự sai sót.
  • Luôn có cách sắp xếp một cách khoa học vì điều đó hỗ trợ kiểm kê nhanh hơn, chính xác tiện lợi.
  • Người chịu trách nhiệm sẽ luôn cần làm việc một cách khoa học và theo quy trình quản lý kho được quy định bởi doanh nghiệp.
  • Đôi khi thay vì tốn công sức có thể sử dụng về bên dịch vụ thứ 3 cho việc kiểm kê, báo cáo quản lý. Đây có thể là một giải pháp hữu ích đem lại sự tiết kiệm toàn diện mà đem lại hiệu quả ổn định.

Tùy vào tình hình thực tế về quy mô, loại hàng hóa, nguồn nhân lực… mà mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng cho mình quy trình quản lý và kiểm kê hàng tồn kho phù hợp để mang lại hiệu quả hoạt động tốt nhất.

Không chuẩn bị không gian kho hàng trước

Có lẽ đây là sai lầm phổ biến nhất của các kho hàng vì họ không biết rằng việc không có dự tính cụ thể và không dãn đủ không gian cho số lượng hàng lớn sẽ gây nên mất thời gian dỡ, xếp hàng hóa. Vì vậy hãy chủ động hơn đưa ra các câu hỏi nghi vấn để dự tính được tình hình:

  • Liệu không gian đã ngăn nắp chưa?
  • Sản phẩm tại kho có được đặt chính xác không?
  • Các sản phẩm sắp xếp có dễ lấy cho kiểm kê?

Hay một điều dễ nhìn thấy hơn là không có bản đồ kho, mặt sàn kho cho từng khu vực, việc này tuy nhỏ nhưng lại là yếu tố quan trọng trong việc tiết kiệm thời gian.

Thiếu nhân sự kiểm kê

Ngoài không gian thì nhân sự cũng là một yếu tố cũng cần đưa ra kế hoạch. Người tham gia kiểm kê sẽ cần có sự chuyên nghiệp và nắm được kỹ năng tốt nhất để hoàn thành kiểm kê.

Đôi khi việc thuê ngoài sẽ hiệu quả hơn so với nhân sự nội bộ không được đào tạo bài bản. Tuy nhiên, việc thuê ngoài không hẳn là Doanh nghiệp sẽ không tốn nhân sự hỗ trợ kiểm kê. Người quản lý doanh nghiệp sẽ cần giám sát, đảm bảo cho nhân viên thuê thực hiện đúng quy trình và hỗ trợ khi cần thiết vì họ không am hiểu tất cả về kho của doanh nghiệp.

Không có sự giám sát ngay từ ban đầu

Giám sát ngay từ ban đầu cho chính quá trình kiểm kê hàng tồn kho và nhân viên kiểm kê sẽ giúp bạn nắm bắt được các lỗi, sự nghi vấn hay yếu tố ảnh hưởng tới kiểm kê. Đặc biệt có đề xuất cho các biện pháp phòng ngừa sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và thất thoát hơn rất nhiều.

Không chuẩn bị trước cho việc tiêu hủy hàng tồn kho

Việc chuẩn bị trước các thủ tục, tài liệu liên quan đến việc tiêu hủy hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giải phóng không gian kho nhanh chóng hơn, đem lại hiệu quả hơn cho việc quản lý kho.

Không giải quyết kịp thời lỗi phát sinh trong kiểm kê

Khi có lỗi xảy ra dù là do từ phía người kiểm kê, sản phẩm hay phương pháp kiểm kê thì đều cần tới sự giải quyết kịp thời trước khi đưa ra kết quả kiểm kê hàng tồn kho. Dù là lỗi nhỏ không đáng kể cũng nên có sự khắc phục tối ưu. Đặc biệt là các lỗi liên quan đến chênh lệch giữa thực tế kiểm kê so với báo cáo cần được chú ý.

Xem tại đây

Để việc chốt sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được hiệu quả, kế toán viên nên thực hiện các bước sau:

Bước 1: Sắp xếp chứng từ kế toán

Sắp xếp và quản lý hệ thống chứng từ kế toán theo trình tự thời gian. Chứng từ cần được lưu trữ theo tháng, quý để tiện cho việc kiểm soát.

Bước 2: Hạch toán chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Trên cơ sở các chứng từ đã được sắp xếp, phân loại, kế toán sẽ tiến hành mở sổ và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: Phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ…

Để có thể tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán thuế, kế toán cần hoàn thiện dần các chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp pháp trong quá trình hạch toán.

Khi chốt sổ và lập báo cáo tài chính, cần lưu ý:

Bước 3: Phân bổ các nghiệp vụ phát sinh theo tháng

Hàng tháng, căn cứ vào các bút toán trước đó, kế toán tiến hành các bút toán phân bổ, như:

  • Phân bổ chi phí trả trước
  • Tính khấu hao tài sản cố định
  • Phân bổ công cụ dụng cụ

Bước 4: Soát xét tổng hợp theo từng nhóm tài sản

Sau khi hạch toán, ghi sổ và hoàn thiện hồ sơ chứng từ, kế toán sẽ tiến hành soát xét lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Để việc soát xét được diễn ra chính xác, phương pháp thường xuyên được áp dụng đó là phân nhóm tài sản. Phương pháp này giúp cho việc các tài khoản được soát xét kỹ càng và dễ phát hiện sai lệch nhất.

Các công việc soát xét như sau:

  • Soát xét hàng tồn kho: Kiểm tra hàng tồn kho có bị âm không? Nếu có,  tìm hiểu lý do bị âm, tìm nguyên nhân và phương pháp để chỉnh sửa, điều chỉnh kho bị âm. Chạy giá vốn theo phương pháp tính giá hàng tồn kho đã đăng ký áp dụng.
  • Soát xét công nợ phải thu, phải trả: Trước hết đối với tài khoản công nợ phải thu, phải trả, cần phải đối chiếu với khách hàng bằng biên bản đối chiếu công nợ cuối năm. Sau đó, tiến hành kiểm tra các phát sinh bên có, bên nợ để phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và những rủi ro về thuế có thể gặp phải.
  • Soát xét các khoản đầu tư: Kiểm tra hồ sơ đầu tư, phân tích bản chất và phương pháp hạch toán xem đã chính xác chưa, cần đối chứng để chắc chắn việc ghi nhận đầu tư đã chính xác. Tài liệu để đối chiếu là các biên bản họp, các tài liệu, báo cáo tài chính bên nhận đầu tư cung cấp.
  • Soát xét các khoản chi phí trả trước: Kiểm tra giá trị và thời gian phân bổ, yêu cầu theo dõi từng khoản và  phản ánh theo nguyên tắc phù hợp.
  • Soát xét TSCĐ: Tính toán nguyên giá, thời gian sử dụng, nguyên tắc ghi nhận và phân bổ khấu hao theo quy định tại TT45/2013/TT-BTC, Thông tư 28/2017/TT-BTC. Đặc biệt lưu lý trường hợp nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT và chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống.
  • Soát xét doanh thu và giá vốn: Kiểm tra doanh thu từng sản phẩm đã phản ánh theo giá trị thị trường chưa, biến động của giá bán và nguyên nhân biến động. Kiểm tra giá vốn từng mã hàng, từng hợp đồng đã được phản ánh chính sách chưa. Lãi gộp đã được tính chính xác chưa.
  • Soát xét chi phí  quản lý: Kiểm tra hồ sơ, tỷ lệ chi phí trên doanh thu đã nằm trong mức chấp nhận được và hợp lý hay chưa, các tài khoản đã được phản ánh chính xác chưa, việc ghi nhận doanh thu, chi phí đã phù hợp các nguyên tắc kế toán hay chưa?
  • Cuối cùng kiểm tra các bút toán điều chỉnh sai sót, bút toán điều chỉnh đầu năm, bút toán điều chỉnh khi thay đổi chế độ kế toán.

Bước 5: Thực hiện các bút toán tổng hợp và kết chuyển

Sau khi soát xét toàn bộ các nghiệp vụ chi tiết và các bước theo bước 4 hoàn tất, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, kết chuyển lãi lỗ, đảm bảo toàn bộ các tài khoản từ đầu 5 đến đầu 9 không có số dư cuối kỳ.

Bước 6: Lập báo cáo tài chính

  • Lập báo cáo tài chính theo chế độ kế toán hiện hành
  • Lập quyết toán thuế TNDN, TNCN
  • Sau khi lập xong BCTC và quyết toán cần xuất ra excel để lưu tại máy. File nộp cho cơ quan thuế là file XML theo quy trình nộp báo cáo mới nhất được áp dụng
Xem tại đây

Ấn phẩm kế toán khác

Quy định liên quan

Xem chi tiết

Chuẩn mực Kế toán quốc tế (IFRS)

Xem chi tiết

Câu hỏi thường gặp

Xem chi tiết
Lên đầu trang

Đăng ký tư vấn