Phần mềm Quản trị nhân sự
Dịch vụ được cung cấp bởi đối tác chiến lược của Crowe Vietnam
Quản trị nhân sự toàn diện. Hợp nhất mọi quy trình trên một nền tảng.
Phần mềm Quản trị nhân sự là gì?
Phần mềm Quản trị nhân sự là một nền tảng HRM đám mây linh hoạt, cung cấp giải pháp quản trị nhân sự toàn diện. Hệ thống cho phép hợp nhất mọi nghiệp vụ nhân sự thiết yếu từ quản lý hồ sơ, tích hợp dữ liệu chấm công, tính lương, đến quản lý tuân thủ (BHXH, Thuế TNCN) và hợp đồng vào một nơi duy nhất.
Giải pháp cho phép truy cập và vận hành dễ dàng mọi lúc, mọi nơi thông qua cả phiên bản web và ứng dụng di động, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và quản lý nguồn lực hiệu quả.
Phần mềm Quản trị nhân sự được cung cấp và vận hành bởi đối tác chiến lược uy tín của Crowe Vietnam.
Đa dạng chức năng
hỗ trợ toàn diện cho phòng nhân sự
Các tính năng nổi bật
Quản lý thông tin nhân sự
Thông tin cơ bản
Lưu trữ, cập nhật và truy xuất toàn bộ dữ liệu nhân sự hiệu quả
- Cung cấp các trường thông tin thiết yếu theo Luật Lao động
- Đính kèm chứng chỉ, tệp tin đa dạng
- Tạo trường thông tin theo nhu cầu
Thông tin lương
Quản lý và trực quan hóa thông tin lương, phúc lợi của nhân viên.
- Cấu trúc lương minh bạch và linh hoạt
- Tự động tạo và gửi phiếu lương cá nhân
- Lịch sử lương rõ ràng theo thời gian
- Đồng bộ với chấm công - hợp đồng - bảo hiểm
Hợp đồng lao động
Quản lý hợp đồng lao động dễ dàng và tự động hóa.
- Tạo hợp đồng hàng loạt, tự động từ dữ liệu có sẵn
- Quản lý mẫu hợp đồng linh hoạt
- Lưu trữ tập trung và tra cứu dễ dàng
- Tự động nhắc gia hạn hợp đồng
- Hỗ trợ ký điện tử
Thuế Thu nhập cá nhân
Tra cứu, cập nhật thông tin Thuế Thu nhập cá nhân nhanh chóng.
- Quản lý thông tin thuế TNCN tập trung
- Tự động cập nhật và tra cứu thông tin thuế
- Quản lý người phụ thuộc dễ dàng
- Liên kết với tính lương và quyết toán thuế
Bảo hiểm xã hội
Theo dõi thông tin và thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội:
- Theo dõi thông tin tham gia BHXH đầy đủ và chính xác
- Tự động liên kết với hợp đồng và bảng lương
- Quản lý hồ sơ thủ tục hưởng chế độ BHXH
- Theo dõi thời hạn và biến động BHXH
Quản lý chấm công
Chấm công bằng WiFi
Kết nối với WiFi nội bộ của công ty để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác, không cần thiết bị thêm.
- Tự động xác nhận vị trí khi kết nối WiFi
- Giảm thiểu gian lận vị trí - đúng tại văn phòng
- Cài đặt nhanh, phù hợp với môi trường cố định
Chấm công bằng GPS
Sử dụng định vị GPS để xác nhận vị trí chấm công tại các địa điểm làm việc bên ngoài văn phòng như công trường, site kỹ thuật.
- Cấu hình tọa độ chấm công theo từng điểm
- Ghi nhận thời gian theo khu vực làm việc thực tế
- Phù hợp với khối xây dựng, kỹ thuật, dịch vụ ngoài hiện trường
Chấm công bằng Camera AI
Tự động ghi nhận thời gian khi nhân viên đi ngang qua khu vực camera đã gắn thiết bị – hoàn toàn không cần thao tác tay.
- Không chạm - không xếp hàng - không quên chấm
- Hạn chế gian lận, phù hợp cho doanh nghiệp đông nhân sự
- Ứng dụng tại nhà máy, xưởng, văn phòng lớn, khu công nghiệp
Chấm công linh hoạt
Cho phép nhân viên chấm công ở bất kỳ đâu, phù hợp với các mô hình làm việc linh hoạt, di chuyển hoặc remote.
- Không giới hạn vị trí - chỉ cần có kết nối internet
- Phù hợp với nhân viên kinh doanh, quản lý vùng
- Giải pháp tối ưu cho mô hình làm việc không cố định
Quản lý lương
Tự động tổng hợp dữ liệu
- Tự động thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn
- Đảm bảo dữ liệu đồng nhất, cập nhật theo thời gian thực
- Giảm thiểu sai sót trong khâu nhập liệu thủ công
Tổng hợp thành bảng lương
- Hệ thống tự động tính toán và xây dựng bảng lương theo công thức đã cài đặt
- Dễ dàng kiểm tra, điều chỉnh trước khi phê duyệt
- Phân quyền duyệt lương theo cấp quản lý
Kết xuất báo cáo lương
- Kết xuất báo cáo tổng hợp để kiểm tra - đối soát
- Chuyển đổi dữ liệu sang phiếu lương sau khi được duyệt
- Lưu trữ báo cáo dưới nhiều định dạng (Excel, PDF…)
Tự động tạo phiếu lương
- Gửi phiếu lương tự động qua hệ thống phần mềm hoặc email
- Tùy chỉnh giao diện, bố cục, màu sắc, logo theo doanh nghiệp
- Cho phép nhân viên khiếu nại trực tiếp nếu có thắc mắc
Quản lý đơn
Xin đơn
Nhân viên có thể tạo đơn dễ dàng bất cứ đâu:
Đơn xin làm thêm:
- Chọn thời gian và ca muốn làm thêm
- Ghi rõ lý do làm thêm, đính kèm minh chứng
- Giao diện đơn giản - có thể đăng ký nhiều ca cùng lúc
Đơn xin nghỉ phép (và các đơn tương tự):
- Hỗ trợ đa dạng loại nghỉ theo chính sách công ty
- Hiển thị số ngày phép còn lại theo thời gian thực
- Có thể chọn nghỉ nửa ngày, nghỉ nhiều ngày liên tục
Phê duyệt
Quản lý được thông báo và xử lý ngay trên hệ thống:
Đơn xin làm thêm:
- Xem xét thời gian đăng ký so với lịch làm việc
- Cảnh báo nếu vượt giới hạn OT, trùng ca, hoặc vi phạm quy định
- Phê duyệt / từ chối nhanh với ghi chú lý do
Đơn xin nghỉ phép (và các đơn tương tự):
- Tự động kiểm tra số ngày phép còn lại
- Phân quyền phê duyệt theo phòng ban hoặc cấp bậc
- Lịch trình đơn sẽ được đồng bộ vào hệ thống chấm công
Ghi nhận
Tự động ghi nhận dữ liệu từ từng loại đơn để cập nhật vào bảng công và bảng lương theo quy định:
Đơn xin làm thêm:
- Tự động tính giờ tăng ca chính xác theo hệ số quy định
- Cập nhật vào bảng công và bảng lương
Đơn xin nghỉ phép (và các đơn tương tự):
- Tự động trừ số ngày phép tương ứng (nếu là phép có lương)
- Ghi nhận rõ lý do nghỉ và cập nhật vào bảng công
Thống kê
Cung cấp báo cáo tổng hợp về tình hình làm thêm và nghỉ phép để phục vụ quản trị nhân sự hiệu quả:
Đơn xin làm thêm:
- Báo cáo tổng hợp giờ tăng ca theo từng tháng / nhân sự / bộ phận
- So sánh thực tế tăng ca với kế hoạch đã đăng ký
Đơn xin nghỉ phép (và các đơn tương tự):
- Thống kê tỷ lệ sử dụng phép, lý do nghỉ phổ biến
- Theo dõi lịch sử nghỉ phép theo nhân sự, phòng ban, thời gian
Công nghệ và bảo mật
- Bảo mật dữ liệu tối ưu theo tiêu chuẩn hiện đại.
- Tích hợp công nghệ đám mây, truy cập mọi lúc mọi nơi.
- Giao diện thân thiện, hỗ trợ đa nền tảng (web, mobile).
- Linh hoạt tùy chỉnh phù hợp với từng ngành nghề.
Quy trình triển khai
Bước 1: Thiết lập ban đầu
Khảo sát chính sách nhân sự & lương thưởng của doanh nghiệp. Tiến hành cấu hình hệ thống, chuẩn hóa và di chuyển dữ liệu nhân sự gốc lên phần mềm.
Bước 2: Chạy thử (Chấm công)
Kết nối phần mềm với các thiết bị chấm công. Vận hành thử nghiệm ghi nhận dữ liệu ca kíp, thời gian ra vào, nghỉ phép để đảm bảo dữ liệu chấm công đầu vào chính xác.
Bước 3: Chạy thử (Tính lương)
Thực hiện chạy song song việc tính lương trên hệ thống cũ và phần mềm mới. Đối chiếu chi tiết kết quả (lương, thuế, BHXH,…) để đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
Bước 4: Vận hành chính thức
Kích hoạt hệ thống mới sau khi kết quả đối chiếu đã khớp hoàn toàn. Đào tạo toàn thể nhân viên sử dụng các tính năng và bàn giao vận hành cho doanh nghiệp.
Bảng giá dịch vụ
Phí thiết lập ban đầu
Thiết lập quy trình vận hành trước khi sử dụng
5.000.000đ (chỉ 1 lần khi khởi tạo)
chưa bao gồm Thuế GTGT
- Thiết lập theo chính sách của doanh nghiệp
- Đào tạo sử dụng hệ thống
Chi phí vận hành
Phí sử dụng hệ thống hàng tháng
50.000đ /tài khoản/tháng
chưa bao gồm Thuế GTGT
- Truy cập toàn bộ chức năng mới nhất
- Hỗ trợ kỹ thuật và hướng dẫn
Cảm nhận của khách hàng
Câu hỏi thường gặp
1. Chi phí sử dụng phần mềm là bao nhiêu?
Chi phí sử dụng phần mềm bao gồm hai phần chính: phí thiết lập ban đầu (chỉ thu một lần) và phí vận hành hàng tháng. Cụ thể như sau:
1. Phí thiết lập ban đầu – 5,000,000đ (chưa bao gồm VAT)
Khoản phí này được thu một lần duy nhất khi khởi tạo, dùng để:
- Thiết lập quy trình nhân sự phù hợp với chính sách và đặc thù của doanh nghiệp
- Cấu hình hệ thống, phân quyền, và khởi tạo dữ liệu nền
- Đào tạo sử dụng phần mềm cho bộ phận HR và người dùng liên quan
2. Phí vận hành – 50,000đ / tài khoản / tháng (chưa bao gồm VAT)
Mức phí này áp dụng cho mỗi tài khoản sử dụng, bao gồm:
- Truy cập đầy đủ tất cả tính năng mới nhất trên hệ thống
- Hỗ trợ kỹ thuật liên tục trong suốt thời gian sử dụng
- Không giới hạn chức năng: từ chấm công, tính lương, bảo hiểm, đánh giá nhân sự đến tuyển dụng
Không phát sinh chi phí ẩn: cam kết tính phí minh bạch theo đúng số lượng tài khoản thực tế, giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát chi phí và quy mô sử dụng theo thời gian.
Hỗ trợ cả bản web & mobile, phù hợp cho doanh nghiệp vừa, nhỏ, đến đa chi nhánh.
2. Chính sách bảo mật dữ liệu nhân sự của phần mềm được đảm bảo như thế nào?
Chắc chắn. Bảo mật thông tin là ưu tiên cốt lõi của chúng tôi, đặc biệt khi xử lý dữ liệu nhạy cảm như quỹ lương, hồ sơ nhân sự, và các thông tin tuân thủ (BHXH, Thuế TNCN). Chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo vệ đa lớp:
- Mã hóa toàn diện (end-to-end) cho dữ liệu cả khi truyền tải và lưu trữ.
- Phân quyền truy cập chi tiết theo vai trò, đảm bảo chỉ người có thẩm quyền mới tiếp cận được thông tin tương ứng.
- Hạ tầng đám mây an toàn tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế, kết hợp cơ chế sao lưu và phục hồi dữ liệu định kỳ.
Đặc biệt, hệ thống đang triển khai và hướng đến tuân thủ tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2022 (ISMS), cam kết quản lý rủi ro và an toàn thông tin theo chuẩn mực toàn cầu.
3. Khả năng tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp ra sao?
Hệ thống được thiết kế với khả năng kết nối linh hoạt, cho phép:
- Xuất và nhập dữ liệu (Excel, CSV, PDF) một cách linh hoạt.
- Cung cấp API để tạo kết nối liền mạch với các hệ thống hiện có như ERP, phần mềm kế toán, hoặc CRM.
- Đồng bộ hóa dữ liệu trực tiếp với các thiết bị chấm công (vân tay, nhận diện khuôn mặt).
Đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi sẽ khảo sát hạ tầng hiện tại và tư vấn giải pháp tích hợp tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
4. Quy trình triển khai và đào tạo người dùng được thực hiện như thế nào?
Chúng tôi cung cấp dịch vụ triển khai trọn gói, đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ, bao gồm:
- Khảo sát quy trình và cấu trúc nhân sự thực tế để cấu hình hệ thống và các phân hệ phù hợp.
- Đào tạo chi tiết cho cả đội ngũ quản trị (HR) và người dùng cuối (nhân viên).
- Cung cấp bộ tài liệu hướng dẫn đầy đủ (PDF, video) và đội ngũ Chăm sóc Khách hàng (CSKH) luôn sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật miễn phí trong suốt quá trình vận hành.
5. Chính sách bảo hành và bảo trì của nền tảng được quy định ra sao?
Chúng tôi cam kết chính sách bảo hành và bảo trì trọn đời, áp dụng trong suốt thời gian doanh nghiệp sử dụng gói thuê bao. Chính sách này bao gồm:
- Mọi lỗi kỹ thuật phát sinh sẽ được xử lý miễn phí.
- Các tính năng và bản cập nhật mới được áp dụng tự động mà không phát sinh thêm chi phí.
Đội ngũ CSKH cam kết phản hồi nhanh chóng (thường dưới 24 giờ) qua các kênh hỗ trợ đa dạng (Email, Hotline, Zalo, MS Teams,…).