Logo

FAQs on Accounting

Crowe Vietnam has compiled a set of frequently asked questions related to accounting, with detailed answers provided by our experts. This resource helps you stay up to date with the latest changes in accounting laws, Vietnamese Accounting Standards (VAS), and International Financial Reporting Standards (IFRS), ensuring you have accurate and reliable information.

***Please click on each question below to view detailed answers

The Accounting-Finance Department within an enterprise is typically responsible for activities related to Accounting, Finance, and Taxation. In smaller enterprises, these responsibilities may be undertaken by a few personnel handling multiple roles. Conversely, larger enterprises often assign distinct roles and responsibilities to specialized divisions within their Finance-Accounting Department. Below is a description of the primary activities performed by the Accounting-Finance Department in an enterprise.

Accounting System Overview

As we know, an accounting system is indispensable for any enterprise. It provides financial information essential for both internal management and external stakeholders. Due to differing scopes and purposes, business accounting is divided into managerial accounting and financial accounting.

Financial Accounting (FA)

Financial accounting involves the collection, processing, examination, analysis, and provision of economic and financial information through financial statements for users who require such information. The role of financial accounting is to monitor, track, calculate, and reflect the entity’s asset conditions, capital sources, and operational results. Its primary users are external parties such as investors, tax authorities, financial institutions, banks, and statistical agencies.

Financial accounting must provide accurate and highly reliable information based on documented evidence and actual records. Financial statements must be prepared in compliance with accounting standards and relevant legal provisions.

Managerial Accounting (MA)

Managerial accounting encompasses the collection, processing, analysis, and provision of economic and financial information tailored to internal management requirements and decision-making processes.

The purpose of managerial accounting is to utilize data from financial accounting to process and deliver insights into cost formation, expense occurrences, and asset management practices, assisting in planning, control, and decision-making.

A distinguishing characteristic of managerial accounting is that it reflects not only historical events but also ongoing and future events. Managerial accounting information is closely associated with functional operations within the organization, hence providing flexibility and high adaptability.

While the responsibilities of Financial Accounting and Managerial Accounting differ, both share the primary goal of providing critical information to accounting users. Enterprises consistently require both accounting types to fulfill management objectives effectively.

Based on the financial information of the enterprise, corporate finance professionals manage the cash flow within the enterprise to support activities aimed at generating profits for the business.

The tasks of corporate finance include reviewing financial statements, managing cash flow, analyzing profit and loss statements, and thereby estimating the balance sheet and cash flow statement of the enterprise. When these reports indicate a capital shortfall, corporate finance managers will utilize corporate finance tools to develop strategic plans to address this shortfall.

Based on the balance sheet, corporate finance activities can immediately address questions such as:

  • How much capital does the enterprise need for investment?
  • Where can the required capital be sourced, and how can it be raised?
  • How will the raised capital be utilized for investment?
  • How will the proceeds from those business and production activities be distributed and utilized?

Thus, based on the questions above, it is evident that corporate finance activities are directly related to investment decisions, capital sourcing decisions, and profit distribution decisions. The overarching goal of these decisions is to maximize the value of the enterprise.

Tax Accounting Activities
Tax activities form an essential part of the finance and accounting department within each enterprise. Based on accounting data, tax accounting is responsible for the following tasks:
  • Determining the tax obligations for the period (based on accounting data and making necessary adjustments according to tax authority regulations), including Value Added Tax (VAT), Special Consumption Tax, Environmental Protection Tax, Personal Income Tax, Corporate Income Tax, and other applicable taxes.
  • Preparing and submitting periodic tax reports (monthly, quarterly, annually).
  • Paying taxes to the State Treasury within stipulated deadlines.
  • Regularly updating tax information and policies to ensure compliance.
  • Systematically organizing and archiving invoices and tax-related documentation.
  • Engaging directly with tax authorities.
 Financial AccountingManagement Accounting
PurposeProvide information about the financial position and business performance of the enterprise for both internal and external usersProvide information to support internal management and decision-making
Users of InformationEnterprise managers and external stakeholders such as investors, tax authorities, financial institutions, banks, and statistical agenciesEnterprise managers (Board of Directors, executive management)
Basis for ReportingBased on regulations and guidelines in accounting standards, enabling reports from different companies to be comparable, with users having a consistent understanding of accounting information, particularly financial statements.Based on the internal policies of each company, making reports potentially non-comparable between companies.
Accounting Systems and DataComply with relevant legal regulationsComply with the company’s internal guidelines
Nature of InformationReflects transactions that have occurred in the pastIncludes information based on anticipated future events, often not readily available
Report TypesIncludes: Balance Sheet, Income Statement, Cash Flow Statement, Notes to Financial StatementsAs required by management, reflecting details of specific departments or processes within the enterprise, such as production cost and cost price reports, accounts payable reports, inventory receipt, issuance, and stock reports, etc.
Reporting PeriodsQuarterly, annuallyQuarterly, annually, monthly, weekly, daily
View details

In accounting practices, enterprises must comply with regulations on accounting documents, accounting books, accounting accounts, preparing and presenting financial statements, submitting and publicly disclosing financial statements, duplicating and sealing accounting documents, conducting accounting inspections, preserving and archiving accounting documents, asset inventory checks, organizing the accounting system, and assigning or outsourcing accounting personnel.

Penalties for accounting violations are stipulated in Decree 41/2018/ND-CP and related regulations. Your company can refer to key points below or view detailed documents here.

Article 4. Forms of Administrative Sanctions

1. Primary Forms of Sanctions:

For each administrative violation in the field of accounting and independent auditing, individuals or organizations committing the violation shall be subject to one of the following primary sanctions:

a) Warning;

b) Monetary fine.

2. Supplementary Sanctions:

Depending on the nature and severity of the violation, individuals or organizations committing administrative violations in the field of accounting and independent auditing may also be subject to one or more of the following supplementary sanctions:

a) Revocation of the Certificate of Registration for Accounting Practice or Certificate of Registration for Auditing Practice for a period of 03 to 06 months;

b) Revocation of the Certificate of Eligibility for Providing Accounting or Auditing Services for a period of 01 to 12 months;

c) Suspension of organizing knowledge update activities for a period of 01 to 03 months;

d) Confiscation of material evidence related to the administrative violation.

Article 5. Remedial Measures

Individuals or organizations committing administrative violations in the field of accounting and independent auditing, in addition to being subject to the sanctions specified in Article 4 of this Decree, may also be required to implement the following remedial measures:

1. Supplement incomplete elements of accounting documents;

2. Destroy falsified or forged accounting documents;

3. Prepare additional accounting documents that were not created when economic or financial transactions occurred;

4. Destroy accounting documents that were created multiple times for a single economic or financial transaction;

5. Supplement incomplete elements of accounting books;

6. Correct accounting books to align with reality in cases where there are no accounting documents to substantiate the information or figures in the accounting books, or where the figures in the accounting books do not match the accounting documents;

7. Correct accounting books to align with reality in cases where the information or figures recorded in the accounting books of the current year are not consistent with those in the accounting books of the immediately preceding year;

8. Record assets and liabilities of the entity that were omitted from the accounting books;

9. Restore the accounting books;

10. Prepare and present financial statements in accordance with the accounting regime and standards;

11. Submit and disclose the audit report attached to the financial statements;

12. Correct false or misleading information;

13. Appoint or hire an accountant, chief accountant, or person in charge of accounting who meets the required qualifications and conditions as stipulated;

14. Refund any illegal profits obtained from committing the administrative violation.

Article 7. Penalties for violations of general accounting regulations

Article 8. Penalties for violations of accounting documentation regulations

Article 9. Penalties for violations of accounting book regulations

Article 10. Penalties for violations of accounting account regulations

Article 11. Penalties for violations of regulations on preparing and presenting financial statements

Article 12. Penalties for violations of regulations on submission and public disclosure of financial statements

Article 13. Penalties for violations of regulations on copying and sealing accounting documents

Article 14. Penalties for violations of accounting inspection regulations

Article 15. Penalties for violations of regulations on preserving and archiving accounting documents

Article 16. Penalties for violations of asset inventory regulations

Article 17. Penalties for violations of regulations on organizing the accounting structure, arranging accounting personnel, or outsourcing accounting services

Please download Decree 41/2018/ND-CP attached under accounting-related regulations for detailed penalty provisions.

Tasks of the Accounting-Finance Department in an Enterprise:

* Accurately and promptly record economic transactions occurring within the enterprise.
* Maintain detailed tracking records for financial statement items, including accounts receivable, accounts payable, fixed assets, inventory, costing, tools and supplies, revenue, and expenses.
* Review documents to ensure completeness and compliance according to regulations.
* Manage invoice issuance in accordance with tax authority guidelines.
* Prepare various reports including internal reports and tax declarations.
* Ensure organized and compliant document storage.
* Provide explanations and clarifications on accounting data to stakeholders (management, investors, tax authorities, etc.).
* Directly work with inspection teams (auditors, tax authorities, customs authorities, etc.).
* Advise company management on annual budget preparation and assist in controlling expenditures to ensure alignment with approved budgets.
* Update professional knowledge and provide recommendations to management.
* Develop and improve accounting and tax processes, policies, chart of accounts, and reporting templates.
* Coordinate with other departments in daily business operations.
* Handle arising issues and incidents effectively.

The Accounting and Finance Department typically includes the following positions: Chief Accountant, General Accountant, and Accountants responsible for specific tasks. The duties of these positions are as follows:

1. Chief Accountant

Management Responsibilities:

  • Bears the highest responsibility for all aspects of the company’s Accounting and Finance Department, particularly ensuring the accuracy and reasonableness of the data provided to relevant parties.
  • Organizes the department’s structure, assigns tasks to team members, and performs management and oversight duties.
  • Reports the company’s financial position and business performance to the Board of Directors; receives, disseminates, and promptly implements directives from the company’s leadership.
  • Coordinates with other departments to carry out the company’s activities.

Financial Responsibilities:

For small-scale enterprises, the Chief Accountant may also handle the financial tasks listed below. For larger enterprises, these financial tasks are typically performed by the Chief Financial Officer (see detailed description in question A10).

  • Takes primary responsibility for raising capital and allocating funds for the company’s activities. Evaluates the effectiveness of capital management and utilization, and proposes measures to improve efficiency.
  • Manages cash flow, maintains relationships with banks, credit institutions, and other financial entities to ensure the company does not face liquidity issues.
  • Analyzes and evaluates the effectiveness of financial investments and the company’s operational efficiency from a financial perspective, proposing appropriate measures.

Accounting Responsibilities:

  • Establishes, maintains, and continuously improves accounting policies, procedures, processes, and templates to ensure timely, accurate, truthful, and reasonable provision of accounting information to relevant parties.
  • Reviews accounting books and reports prepared by accountants to ensure no material errors.
  • Provides professional guidance to accountants when requested.
  • Directs and organizes the inventory and reconciliation of assets and liabilities.
  • Reviews accounting documents to ensure their reasonableness and validity.
  • Reviews the company’s economic contracts before signing to identify clauses that may pose risks to the company.

2. General Accountant

  • Reviews and consolidates reports from branches and member units.
  • Monitors daily tasks performed by task-specific accountants to identify and correct errors promptly, if any.
  • Provides professional guidance to accountants.
  • Supplies accounting data to the Chief Accountant and Board of Directors when requested.
  • Performs other tasks as assigned by the Chief Accountant.

3. Accountants Responsible for Specific Tasks

  • Handles accounting tasks for specific areas such as sales, receivables, payments, inventory, cost accounting, fixed assets, taxes, etc.
  • Performs other professional tasks as directed by the Chief Accountant.

Accounting Inspection

1. Accounting entities must undergo accounting inspections by competent authorities. Accounting inspections may only be conducted upon a decision by a competent authority as stipulated by law, except for the agencies specified in point b, clause 3 of this Article.

2. Authorities competent to decide on accounting inspections include:

a) Ministry of Finance;

b) Ministries, ministerial-level agencies, government-affiliated agencies, and other central agencies that decide on accounting inspections for accounting entities within the sectors they are assigned to oversee;

c) Provincial People’s Committees that decide on accounting inspections for accounting entities under their local management;

d) Higher-level entities that decide on accounting inspections for their subordinate entities.

3. Authorities competent to conduct accounting inspections include:

a) Agencies specified in clause 2 of this Article;

b) State inspection agencies, specialized financial inspection agencies, the State Audit Office, and tax authorities when performing inspection, examination, or audit tasks at accounting entities.

(Article 34 – Enterprise Law 2015)

Scope of Accounting Inspection

1. The scope of accounting inspection includes:

a) Inspecting the implementation of accounting tasks;

b) Inspecting the organization of the accounting department and accounting personnel;

c) Inspecting the organization, management, and operations of accounting service activities;

d) Inspecting compliance with other legal regulations on accounting.

2. The scope of accounting inspection must be specified in the inspection decision, except for cases specified in point b, clause 3, Article 34 of this Law.

(Article 35 – Enterprise Law 2015)

Duration of Accounting Inspection

The duration of an accounting inspection is determined by the competent authority but shall not exceed 10 days, excluding rest days and public holidays as stipulated by the Labor Code. In cases where the inspection involves complex matters requiring additional time for evaluation, verification, and conclusion, the competent authority may extend the inspection duration; the extension for each inspection shall not exceed 05 days, excluding rest days and public holidays as stipulated by the Labor Code.

(Article 36 – Enterprise Law 2015)

Rights and Responsibilities of the Accounting Inspection Team

1. When conducting an accounting inspection, the inspection team must announce the inspection decision, except for inspection, examination, or audit teams specified in point b, clause 3, Article 34 of this Law. The inspection team has the right to request the inspected accounting entity to provide accounting documents related to the inspection scope and to provide explanations when necessary.

2. Upon completion of the accounting inspection, the inspection team must prepare an inspection report and provide a copy to the inspected accounting entity. If violations of accounting laws are detected, the team shall handle them within its authority or transfer the case to a competent state authority for processing in accordance with the law.

3. The head of the inspection team is responsible for the inspection conclusions.

4. The inspection team must adhere to the prescribed procedures, scope, and duration of the inspection, ensure it does not disrupt the normal operations of the accounting entity, and refrain from harassing the inspected accounting entity.

(Article 37 – Enterprise Law 2015)

Rights and Responsibilities of the Inspected Accounting Entity

1. The inspected accounting entity has the following responsibilities:

a) Provide the inspection team with accounting documents related to the inspection scope and explain the contents as requested by the inspection team;

b) Implement the conclusions of the inspection team.

2. The inspected accounting entity has the following rights:

a) Refuse the inspection if it deems the inspection lacks proper authority as stipulated in clauses 2 and 3, Article 34, or if the inspection scope does not comply with Article 35 of this Law;

b) File a complaint with a competent state authority if it disagrees with the conclusions

Internal Control and Internal Audit

1. Internal control refers to the establishment and implementation within an accounting entity of mechanisms, policies, procedures, and internal regulations that comply with legal provisions to ensure the prevention, detection, and timely handling of risks, as well as achieving set objectives.

2. Accounting entities must establish an internal control system within their organization to ensure the following requirements:

a) The entity’s assets are safeguarded, preventing misuse or inefficient use;

b) Transactions are approved by the appropriate authority and fully recorded to serve as a basis for preparing and presenting truthful and reasonable financial statements.

3. Internal audit involves the examination, evaluation, and monitoring of the adequacy, appropriateness, and effectiveness of the internal control system.

4. Internal audit has the following responsibilities:

a) Assess the suitability, effectiveness, and efficiency of the internal control system;

b) Verify and confirm the quality and reliability of economic and financial information in financial statements and management accounting reports before they are submitted for approval;

c) Review compliance with operational and management principles, adherence to laws, financial and accounting regulations, policies, resolutions, and decisions of the accounting entity’s leadership;

d) Identify loopholes, weaknesses, or fraud in management and asset protection; propose solutions to improve and enhance the management and operational systems of the accounting entity.

5. The Government provides detailed regulations on internal audit in enterprises, state agencies, and public service entities.

(Article 39 – Enterprise Law 2015)

In addition to complying with legal requirements, enterprises should establish an appropriate internal accounting inspection mechanism to reap the associated benefits.

How Does Accounting for Small Enterprises Differ from Accounting for Large Enterprises?

When it comes to accounting operations, the way a small enterprise handles its books can be entirely different from the bookkeeping processes of a medium or large enterprise. Two enterprises operating in the same industry with the same target audience may have distinct internal operations with different accounting requirements and regulations, depending on the scale of each company. Comparing accounting for large and small enterprises can help businesses understand what to expect as they grow to a larger scale.

Volume of Accounting Operations

A clear difference between a small enterprise and a larger company is the volume of operations. A small enterprise conducts fewer business transactions, generates fewer invoices, and has less accounting documentation to process. Consequently, less expertise and capacity are required to manage the books, and financial statements are simpler. In this case, a single employee may handle accounting tasks and potentially take on additional administrative or human resource responsibilities.

As an enterprise grows to a larger scale with an increased workload, operations become more complex. More time is needed to keep up with the volume of invoices, and there are more suppliers and customer accounts to manage. In such cases, an accounting department with dedicated personnel enables the enterprise to quickly update its business performance and financial status, leading to better decision-making for its operations.

Accrual Basis vs. Cash Basis Accounting

Enterprises use one of two accounting methods: cash basis or accrual basis. Cash basis accounting involves fewer rules and provides a simpler approach. Accrual basis accounting requires recording transactions as they occur in accordance with accounting standards, regardless of whether cash has been exchanged.

Larger companies, including all companies listed on stock exchanges, must use the accrual basis method. This method involves more technical rules and may require training to fully understand.

Smaller enterprises may opt for cash basis accounting for simplicity. This typically takes less time and does not require extensive training or updates to stay compliant with regulations.

Financial Reporting Requirements for Small vs. Large Enterprises

Small enterprises typically deal with fewer financial institutions and external investors compared to larger enterprises, resulting in lower reporting requirements from government agencies and simpler reporting items.

Internal Controls in Large vs. Small Companies

Small companies face greater challenges in establishing internal controls over financial information compared to larger companies.

Larger enterprises with more employees have greater opportunities to segregate key tasks among a larger workforce. In a small enterprise, a single individual may handle processes that would typically involve multiple people due to limited staff. This overlap of duties may require small business owners to take a more active role in detecting fraud, errors, or inefficient accounting practices.

Applicable Accounting Regimes:

Depending on the scale, type, and industry of the enterprise, different accounting regimes are applied.

Accounting RegimeApplicable EntitiesLegal Document
Accounting Regime for Micro Enterprises

Micro enterprises (excluding state-owned enterprises). Specifically:

Micro enterprises in agriculture, forestry, fisheries, industry, and construction with an average annual number of employees participating in social insurance not exceeding 10 and total annual revenue not exceeding VND 3 billion or total capital not exceeding VND 3 billion.

Micro enterprises in commerce and services with an average annual number of employees participating in social insurance not exceeding 10 and total annual revenue not exceeding VND 10 billion or total capital not exceeding VND 3 billion.

Circular 132/2018/TT-BTC
Accounting Regime for Small and Medium Enterprises

Small and medium enterprises (including micro enterprises) in all sectors and economic components as per the law on support for small and medium enterprises, except for state-owned enterprises, enterprises with over 50% state-owned capital, public companies under securities law, cooperatives, and cooperative unions under the Cooperative Law.

Small and medium enterprises in specialized sectors such as electricity, petroleum, insurance, securities, etc., for which the Ministry of Finance has issued or approved specific accounting regimes.

Circular 133/2016/TT-BTC
Accounting Regime for EnterprisesEnterprises in all sectors and economic components, including small and medium enterprises currently applying the accounting regime for small and medium enterprises if it suits their business characteristics and management requirements.Circular 200/2014/TT-BTC
Accounting Regime for Public Administrative and Non-Business EntitiesState agencies; public non-business entities, except those fully covering recurrent and investment expenditures; other organizations or entities with or without state budget funding.Circular 107/2017/TT-BTC
Accounting Regime for Deposit Insurance in VietnamDeposit Insurance of Vietnam, including its headquarters and affiliated units (branches).Circular 177/2015/TT-BTC

The Chief Accountant holds a crucial position not only in overseeing accounting operations but also in the field of business management. Therefore, the functions, duties, and authority of the Chief Accountant are clearly stipulated in the Accounting Law 2015.

Qualifications, Rights, and Responsibilities of Accountants

1. Accountants must meet the following qualifications:

a) Possess professional ethics, integrity, honesty, and a strong sense of legal compliance;

b) Have professional expertise and skills in accounting.

2. Accountants have the right to independence in their professional accounting duties.

3. Accountants are responsible for complying with legal regulations on accounting, performing assigned tasks, and being accountable for their professional expertise. When an accountant is replaced, the outgoing accountant must hand over accounting tasks and documents to the new accountant. The outgoing accountant remains responsible for the accounting work performed during their tenure.

(Article 51 – Accounting Law 2015)

Chief Accountant

1. The Chief Accountant is the head of the accounting department of an entity, responsible for organizing and implementing accounting operations within the accounting entity.

2. The Chief Accountant of state agencies, organizations, public service entities using state budgets, and enterprises with over 50% state-owned capital, in addition to the duties specified in clause 1 of this Article, is also tasked with assisting the legal representative of the accounting entity in overseeing financial activities.

3. The Chief Accountant is subject to the leadership of the legal representative of the accounting entity. In cases where there is a higher-level accounting entity, the Chief Accountant is also subject to the professional guidance and inspection of the Chief Accountant of the higher-level entity.

4. If an accounting entity appoints a person in charge of accounting instead of a Chief Accountant, that person must meet the qualifications and conditions specified in clause 1, Article 54 of this Law and must fulfill the responsibilities and rights prescribed for the Chief Accountant under Article 55 of this Law.

(Article 53 – Accounting Law 2015)

Qualifications and Conditions for Chief Accountants

1. Chief Accountants must meet the following qualifications and conditions:

a) The qualifications specified in clause 1, Article 51 of this Law;

b) Possess professional expertise in accounting at least at the intermediate level or higher;

c) Hold a certificate of Chief Accountant training;

d) Have at least 02 years of practical accounting experience for those with a university degree or higher in accounting, or at least 03 years of practical accounting experience for those with an intermediate or college-level qualification in accounting.

2. The Government specifies detailed qualifications and conditions for Chief Accountants suitable for each type of accounting entity.

(Article 54 – Accounting Law 2015)

Responsibilities and Rights of Chief Accountants

1. Chief Accountants have the following responsibilities:

a) Comply with legal regulations on accounting and finance within the accounting entity;

b) Organize and manage the accounting department in accordance with this Law;

c) Prepare financial statements in compliance with the accounting regime and standards.

2. Chief Accountants have the right to independence in their professional accounting duties.

3. Chief Accountants of state agencies, organizations, public service entities using state budgets, and enterprises with over 50% state-owned capital, in addition to the rights specified in clause 2 of this Article, also have the following rights:

a) Provide written opinions to the legal representative of the accounting entity regarding the recruitment, transfer, salary increase, rewards, or discipline of accountants, warehouse keepers, or cashiers;

b) Request relevant departments within the accounting entity to provide complete and timely documents related to the Chief Accountant’s accounting and financial oversight duties;

c) Reserve professional opinions in writing when differing from the decision-maker’s opinion;

d) Report in writing to the legal representative of the accounting entity upon detecting violations of financial or accounting laws within the entity. If required to comply with a decision, the Chief Accountant must report to the direct superior of the decision-maker or a competent state authority and shall not be held responsible for the consequences of implementing that decision.

(Article 55 – Accounting Law 2015)

In addition to the regulations under the Accounting Law 2015, you can refer to the practical duties of the Chief Accountant in question number 6.

In practice, the roles of Chief Financial Officer (CFO) and Chief Accountant are closely related in their functions. For small and medium-sized enterprises in Vietnam, these two roles are often performed by the same person, allowing the company to save on salary costs. However, in larger companies or corporations, these roles are typically clearly distinguished.

The CFO Manages the Finance Department, While the Chief Accountant Manages the Accounting Department

The primary difference between a CFO and a Chief Accountant lies in the fact that they oversee different departments. The Chief Accountant manages the accounting department, enabling the company to monitor and optimize costs and credit policies with customers and suppliers.

In contrast, the CFO’s primary responsibility is to analyze financial reports provided by the Chief Accountant to develop plans for utilizing financial resources in business operations and making sound investment decisions to generate profits for the enterprise.

The shared responsibilities between the Chief Accountant and the CFO in accounting tasks include: supporting annual audits, preparing management and financial reports, managing budgeting processes, providing financial analyses, and reviewing weaknesses in internal controls.

Regarding financial tasks, the Chief Accountant and CFO overlap in providing credit to customers and monitoring the company’s cash flow.

The CFO’s responsibilities far exceed those of the Chief Accountant. While the Chief Accountant typically needs to thoroughly understand and manage the operations of the accounting department, the CFO must not only grasp the accounting department’s activities but also translate accounting data into financial insights.

The CFO monitors and analyzes financial information, typically financial statements, to formulate policies and make critical financial decisions for the enterprise. Therefore, a CFO requires both accounting knowledge and expertise in analysis and evaluation to develop financial reports and strategies for the company.

The CFO Manages Financial Resources, While the Chief Accountant Manages Accounting Operations

The Chief Accountant is responsible for managing accounting operations to ensure the company’s accounting system runs smoothly. The Chief Accountant helps the enterprise optimize costs and profits based on accounting and statistical work in compliance with legal regulations.

The CFO manages finances at a higher level, utilizing financial tools to maximize the efficient use of capital and profits for the enterprise.

These two roles have distinct functions. The Chief Accountant helps the enterprise maximize cost efficiency and tightly control expenses to prevent losses, while the CFO evaluates whether these expenses are being used appropriately and makes timely adjustments to enhance their efficiency.

Do the Roles of Chief Accountant and CFO Conflict with Each Other?

The answer is no, as these are two distinct roles with clearly different responsibilities. The CFO relies on accounting data to oversee the company’s financial system, while the Chief Accountant operates the accounting system to produce reports that enable the CFO to develop appropriate financial plans for the enterprise.

These two roles complement each other in their work. Based on the accounting department’s data, the CFO can identify investment opportunities for the enterprise.

Important criteria when recruiting personnel for the Accounting Department:

  • Proficiency in professional skills
  • Careful, meticulous, and logical thinking
  • Strong analytical and synthesizing abilities, along with good memory
  • Enthusiasm for numbers and precision
  • Honest, patient, principled, and disciplined
  • High sense of responsibility
  • Ability to work under pressure
  • Effective time management skills
  • Good communication and interpersonal skills
  • Proficient use of accounting software

Currently, the Accounting Law No. 88/2015/QH13 of the National Assembly, government decrees, and guiding circulars issued by the Ministry of Finance have specifically stipulated the fundamental aspects related to organizing accounting operations in enterprises (DN) as follows:

Organization of the Accounting Department:

Organizing the accounting department involves arranging and assigning tasks to individual accountants and managing the flow of accounting documents within the enterprise’s accounting office. A well-organized accounting department enhances the efficiency of the enterprise’s administrative procedures. Choosing a scientific and reasonable structure for the accounting department can reduce the accounting workload, save costs, and improve business production efficiency. This ensures that accounting operations fully perform their functions and tasks, thereby maximizing the role of accounting in managing the enterprise’s economic and financial activities. According to current regulations, enterprises must appoint accountants in compliance with the Accounting Law, with the number of accountants depending on the scale of operations, management requirements, functions, tasks, or staffing structure of the entity.

Organization of the Accounting Document System:

Organizing the accounting document system involves issuing, recording, verifying, transferring, and archiving all types of accounting documents used within the enterprise to ensure the accuracy of information, verify that information for bookkeeping, and facilitate accounting consolidation. As per regulations, when economic or financial transactions related to the enterprise’s activities occur, the enterprise must prepare accounting documents. Each economic or financial transaction should have only one accounting document. Accounting documents are original records with evidential and legal value, serving as critical information in the enterprise’s accounting operations. Accounting documents must include the basic contents as stipulated by the Accounting Law.

Organization of the Accounting Book System:

Accounting books are used to record, systematize, and store all economic and financial transactions related to the accounting entity. Enterprises must comply with general regulations on opening accounting books, recording entries, correcting errors, closing books, archiving, preserving accounting books, and handling violations. Enterprises must close their accounting books at the end of the accounting period before preparing financial statements and in other cases as prescribed by law.

Organization of the Accounting Account System:

According to the Accounting Law, accounting accounts are used to classify and systematize economic and financial transactions based on their economic content. The accounting account system includes the accounts necessary for use. Each accounting entity may only use one accounting account system for financial accounting purposes as prescribed by the Ministry of Finance. To comply with regulations, enterprises must thoroughly understand the provisions in the Ministry of Finance’s circulars on enterprise accounting regimes, such as Circular No. 200/2014/TT-BTC, Circular No. 133/2016/TT-BTC, and Circular No. 132/2018/TT-BTC.

Preparation and Analysis of Accounting Reports:

The state has standardized regulations on the content, methods, timing, and submission of periodic accounting reports, which are financial statements (FS) that provide information to stakeholders for various purposes to make informed decisions. The FS of an enterprise include: the Statement of Financial Position, the Income Statement, the Cash Flow Statement, and Notes to the Financial Statements as required by law. In addition to FS, the enterprise’s accounting report system also includes management accounting reports, which are not mandatory and are intended to provide information for internal management needs. Therefore, the content, presentation format, and reporting periods are determined based on the management requirements of each enterprise.

Organization of Accounting Inspections:

Accounting inspections ensure the correct application of accounting methods and compliance with current accounting regimes. Organizing and directing accounting operations within the enterprise ensures that accounting fulfills its role in managing economic and financial activities. Accounting inspections enhance the accuracy, reasonableness, and objectivity of the provided accounting information.

Application of Information Technology in Accounting Operations:

The application of information technology in an enterprise’s accounting operations not only facilitates rapid and convenient information processing and provision but also increases the productivity of the accounting department, creates a basis for streamlining the department, and improves the efficiency of accounting operations. Currently, most enterprises use dedicated accounting software to support their accounting operations. The accounting software must comply with the current accounting regime and be designed to suit the enterprise’s specific business and production activities.

To Enhance the Efficiency of Organizing Accounting Operations, Enterprises Should Pay Special Attention to the Following Aspects:

Regarding the Organization of the Accounting Department:

Currently, enterprises can organize their accounting department in one of three forms: centralized accounting department, decentralized accounting department, or a hybrid accounting department (both centralized and decentralized). Generally, organizing the accounting department must adhere to the following basic principles: suitability with the professional qualifications and expertise of management and accounting staff; streamlined, rational, and effective structure aligned with staff capabilities; and compatibility with the enterprise’s specific characteristics, business and production conditions, and operational environment, based on clear task delegation and assignment of specific accounting tasks to individual accountants.

Regarding the Accounting Document System:

The current accounting document system is regulated by the Ministry of Finance. Enterprises may design their own accounting documents but must ensure they meet the requirements for collecting and providing accounting information. Additionally, accounting document templates must align with the enterprise’s business activities, ensuring clarity, transparency, and ease of inspection and control. A simple, clear document system that complies with the accounting regime should be established, with the indicators in the documents reflecting internal management requirements. All accounting documents, whether generated internally or received from external entities, must be centralized in the accounting department and used for bookkeeping only after their legality has been verified.

Regarding the Accounting Account System:

Under current regulations, enterprises may select the accounting account system issued by the Ministry of Finance under Circular No. 200/2014/TT-BTC, Circular No. 133/2016/TT-BTC, or Circular No. 132/2018/TT-BTC. Accordingly, based on the accounting account system issued by the Ministry of Finance, enterprises should consider their functions, tasks, operational nature, business and production characteristics, and management requirements to select appropriate accounting accounts to form their own accounting account system.

Regarding Inspection and Supervision in Accounting Operations:

Inspecting and supervising accounting operations within enterprises ensures that accounting tasks meet their required functions and responsibilities in management. This is a regular and mandatory activity in enterprises to ensure compliance with legal regulations and involves guiding staff and employees to understand and adhere to economic, financial, and accounting management regimes.

Application of Information Technology in Accounting Operations:

To effectively apply information technology to accounting operations, enterprises should equip their accounting department with technical equipment and provide IT training to accountants to ensure proficiency in using equipment and operating software programs, thereby enhancing accounting operations.

***Please click on each question below to view detailed content

Why Should Enterprises Hire Accounting Services

Currently, many Vietnamese enterprises, particularly small and medium-sized enterprises (SMEs), are outsourcing accounting services to qualified accounting firms to handle bookkeeping, prepare financial statements, file taxes, finalize tax obligations, minimize accounting risks, and reduce costs, instead of recruiting and training an in-house accounting team.

The reason is that enterprises recognize the tangible benefits of using professional and reputable accounting and tax filing services. In fact, this is a global trend, as countries like Japan, China, and various European nations have adopted this practice for many years. Most enterprises opt for outsourcing because it ensures professionalism while delivering economic benefits.

In reality, maintaining an in-house accounting team requires enterprises to incur numerous expenses, such as direct costs (salaries, social insurance, health insurance, benefits like bonuses) and training costs. The larger the team, the higher the costs. Additionally, enterprises face enterprise management costs to support operations, such as office rent, depreciation, utilities, and other overheads, which are often significantly higher than payroll expenses.

A simple calculation reveals that the cost of maintaining an accounting team in SMEs is substantial and not entirely cost-effective. In contrast, outsourcing accounting and tax services typically costs only 35%-50% of these expenses while providing peace of mind regarding service quality.

Moreover, the quality of accounting and tax filing services provided by reputable, professional firms is often superior to that of an in-house accountant. This is because in-house accountants at SMEs are often tasked with multiple business-related responsibilities and may lack the experience needed to address complex tax issues. In Vietnam’s SMEs, recruited accountants frequently lack sufficient experience or expertise to handle all accounting tasks comprehensively. However, accounting and financial management tools are only effective when built on a solid accounting foundation and executed fully, promptly, accurately, and in compliance with the law. This level of professionalism is typically achieved through a well-structured accounting system with standardized, rigorous processes, as seen in large companies or corporations.

As a result, many SMEs, especially newly established ones, immediately consider hiring reputable accounting firms to save on investment costs and mitigate accounting and tax-related risks. This is clearly a suitable and smart choice.

Currently, accounting and tax services are increasingly developing in Vietnam, and in the future, they are expected to remain a practical and appropriate option for enterprises. Enterprises no longer need to worry about outsourcing leading to information leaks or breaches of business confidentiality, as accounting service firms commit to confidentiality through contracts and are held accountable under the terms of the service agreement. Additionally, qualified accounting service firms must adhere to professional accounting ethics and are subject to periodic quality assessments by the Ministry of Finance. This ensures maximum protection of enterprises’ interests and business information.

Clearly, if outsourcing accounting services costs less than maintaining an in-house accounting team while delivering superior quality, there is no reason for enterprises not to consider it. This principle applies not only to accounting but to all areas of business operations.

Outsourcing accounting brings numerous benefits and enhances operational efficiency for businesses. Therefore, the demand for outsourced accounting services is increasingly popular and has become an effective solution for businesses today.

By outsourcing accounting services, your enterprise can enjoy the following benefits:

Access to Highly Competent and Specialized Accounting Personnel: Recruiting personnel today is extremely challenging, especially for a role like accounting, which demands high expertise, discipline, and professional ethics. By using outsourced accounting services, you naturally gain access to highly skilled professionals with the ability to handle issues efficiently and promptly. Moreover, they stay updated with the latest changes in the industry to support you in all situations, ensuring maximum protection of your enterprise’s interests while complying with state regulations.

Ensured Work Efficiency and Risk Mitigation: The high expertise and professional attitude of accountants from service firms allow you to be completely confident in the efficiency of their work. Furthermore, the service provider takes full responsibility for the accuracy of records and documents. This enables you to focus on running and growing your business with peace of mind, as all accounting, tax, and legal matters are handled by the accounting service provider.

Time and Cost Savings: Using accounting services saves significant time in handling tasks, particularly in addressing issues that arise, which are resolved quickly, accurately, and professionally. The cost of outsourcing accounting services is based on the volume and efficiency of the work, and it is typically much lower than hiring an in-house accountant and investing in their workplace equipment. Therefore, outsourcing accounting is highly suitable for small-scale or newly established enterprises.

Swift and Professional Issue Resolution: With their extensive expertise and daily engagement with accounting tasks, outsourced accountants become experts in identifying and resolving issues to ensure efficiency and speed for your enterprise. For complex tasks, they can leverage effective solutions or consult with industry peers to provide the most appropriate resolution tailored to your enterprise’s specific situation.

Representation by Personnel When Dealing with State Authorities: Enterprises inevitably face situations requiring explanations or presentations of records and documents to government agencies. With outsourced accounting services, you can be confident in the professional expertise and ability of the service provider to handle, resolve, and explain issues with authorities, ensuring compliance with legal regulations.

Limitations of Outsourcing Accounting Services

  • Lack of constant presence at the enterprise, which may result in less familiarity with operations compared to in-house accountants.
  • Services are limited to accounting tasks and advisory services as stipulated in the contract.

However, these limitations can be mitigated through the following solutions:

  • Choose reputable firms with sufficient resources and personnel to perform the tasks effectively.

Engage in open discussions with service providers about the above limitations and request tailored solutions to address them.

Ngày nay, việc thuê dịch vụ kế toán ngoài là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp, nhất là:

Các doanh nghiệp mới thành lập:

  • Các doanh nghiệp mới thành lập, khởi nghiệp chưa có nhiều nhân sự, và không có kế toán.
  • Các doanh nghiệp cần người có chuyên môn kế toán để thực hiện nghiệp vụ kế toán và giúp bạn giải quyết các vướng mắc hay khó khăn khi làm kê khai, báo cáo tài chính lúc ban đầu.
  • Các doanh nghiệp cần tư vấn về những nghị định hay quy định liên quan tới thuế và các báo cáo tài chính mà khi mới bắt đầu chưa thể nắm rõ được.

Các doanh nghiệp nước ngoài:

  • Các doanh nghiệp có vốn đầu tư, chủ sở hữu nước ngoài đang kinh doanh tại Việt Nam mà không rành về các điều lệ của Việt Nam.
  • Các doanh nghiệp nước ngoài đang cần tư vấn về các vấn đề hồ sơ pháp lý để mở doanh nghiệp tại Việt Nam.

Các doanh nghiệp đang hoạt động:

  • Doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, chi phí phát sinh, chứng từ ít, chưa có các bộ phận kế toán đầy đủ.
  • Các doanh nghiệp đang muốn tinh gọn bộ máy nhân sự, tiết kiệm chi phí.
  • Các doanh nghiệp cần người có chuyên môn đại diện công ty làm việc với cơ quan thuế.
  • Hoặc các doanh nghiệp cần xử lý và giải quyết những vấn đề liên quan đến: Luật Kế toán, thông tư, nghị định, chuẩn mực kế toán, thuế… để không để bị phạt.
  • Các doanh nghiệp cần tư vấn về giấy tờ, pháp lý doanh nghiệp.

Kế toán thuê ngoài cũng sẽ giống như một kế toán viên khác, họ cũng sẽ thực hiện đầy đủ các công việc của một kế toán yêu cầu. Tuy nhiên, tùy theo từng dịch vụ kế toán thuê ngoài của doanh nghiệp thì sẽ có các công việc cụ thể.

Công việc dịch vụ kế toán thuê ngoài thường chia theo từng giai đoạn đầu năm, hằng ngày, cuối tháng, quý và cuối năm. Các thời điểm cuối quý, cuối năm thì khối lượng công việc nhiều nhất. Cụ thể như sau:

Công việc đầu năm mà kế toán cần phải thực hiện:

  • Kê khai và nộp tiền thuế đầu năm: Đối với tiền thuế môn bài là ngày 31/1 mỗi năm . Nếu doanh nghiệp mới thành lập thì nộp tờ khai và thuế môn bài trong vòng 1 tháng, kể từ khi có giấy phép kinh doanh. Nếu là công ty có thay đổi về vốn, thì thời hạn cuối cùng nộp tờ khai thuế môn bài là 31/12 trong năm có thay đổi.
  • Tờ khai thuế TNDN tạm tính quý 4 năm trước liền kề năm khai thuế.
  • Báo cáo tình hình thực hiện sử dụng hóa đơn quý 4 năm trước liền kề.
  • Nộp báo cáo tài chính, Quyết toán thuế TNDN, Quyết toán thuế TNCN của năm trước liền kề: Thời hạn nộp là 31/3.

Công việc hằng ngày thông thường:

  • Ghi chép, thu thập, lưu trữ các hóa đơn, chứng từ của kế toán.
  • Thu thập xử lý tất cả các hóa đơn, chứng từ liên qua đến đầu ra, đầu vào của doanh nghiệp nếu có phát sinh các hoạt động mua bán, để kê khai thuế và hoạch toán cuối tháng.
  • Kiểm tra xem hóa đơn hợp pháp và phù hợp không hay không? Nếu có trường hợp bị sai xót hoặc không hợp lý cần quyết định xử lý ngay theo quy định của Thông tư và tài liệu văn bản có liên quan.
  • Thực hiện kê khai phiếu thu chi rõ ràng, lập hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho…hằng ngày nếu có.
  • Ghi chép các sổ sách cần thiết khác có liên quan

Công việc hàng tháng:

  • Thực hiện kê khai tờ khai thuế GTGT hàng tháng (nếu doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế GTGT theo tháng).
  • Thực hiện kê khai tờ khai thuế TNCN theo tháng (nếu doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế GTGT theo tháng, và có số thuế TNCN được phải nộp trong tháng).
  • Thực hiện kê khai các loại thuế khác (nếu có)
  • Thực hiện kê khai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng (đối với những doanh nghiệp mới thành lập dưới 12 tháng)
  • Hạn nộp tờ khai là ngày 20 của tháng tới.
  • Lập các báo cáo hàng hóa, tồn kho, doanh thu theo tháng của doanh nghiệp.
  • Tính giá thành sản phẩm, định mức nguyên liệu… (nếu có)

Công việc hàng quý:

  • Lập báo cáo tình hình sử dụng Hoá đơn theo Quý. Lập báo tờ thuế TNCN theo quý (Nếu doanh nghiệp đăng ký kê khai theo quý). Thời hạn nộp tờ khai là ngày 30 của tháng đầu tiên quý sau liền kề.
  • Lập báo cáo kết quả kinh doanh và dòng tiền của doanh nghiệp theo quý.
  • Lập báo cáo hàng hóa, tồn kho…
  • Kiểm tra và theo dõi các công cụ dụng cụ và hạch toán tiêu hao, chi phí cho doanh nghiệp.

Công việc cuối năm:

  • Làm báo cáo thuế cho tháng cuối năm và báo cáo thuế cho quý 4.
  • Trình bày báo cáo quyết toán thuế TNCN năm cho doanh nghiệp.
  • Kê khai quỹ, kho hàng và tài sản, đối chiếu công nợ.
  • Hoàn thiện sổ kế toán, đối chiếu sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
  • Làm báo cáo tài chính năm gồm: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
  • Liệt kê sổ sách, chứng từ kế toán có liên quan và trình ký các sổ sách chứng từ đó.
  • Lập các quyết toán liên quan như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân
  • Thực hiện công việc hạch toán, kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên …quyết toán cuối năm theo quy định nhà nước.
  • Xử lý các vấn đề phát sinh

Tiêu chí khi lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ kế toán:

  • Kinh nghiệm cung cấp dịch vụ kế toán: Công ty càng có nhiều kinh nghiệm sẽ càng có điều kiện để hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ và nâng cao chất lượng dịch vụ.
  • Có quy trình cung cấp dịch vụ đầy đủ, chi tiết, rõ ràng: Điều này có thể được đánh giá thông qua website, thông qua các cuộc họp trao đổi ban đầu liên quan đến việc cung cấp dịch vụ
  • Có thương hiệu tốt trên thị trường: Công ty có thương hiệu tốt thường có mức độ cam kết cao trong việc bảo đảm chất lượng dịch vụ của mình
  • Có đội ngũ nhân sự với trình độ chuyên môn cao, có đủ nguồn lực để xử lý công việc
  • Có cam kết bảo mật thông tin bằng văn bản với những quy định rõ ràng. Có đầy đủ chính sách, quy trình và công cụ giúp bảo đảm cam kết bảo mật thông tin

Trong những năm gần đây, việc Doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài đã diễn ra phổ biến hơn bởi những lợi ích như: tiết kiệm chi phí, an toàn về mặt pháp lý của hình thức này, đa phần các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều sử dụng dịch vụ này hoặc sẵn sàng sử dụng. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp lần đầu sử dụng dịch vụ kế toán hoặc đã sử dụng dịch vụ kế toán nhiều lần rồi nhưng vẫn chưa nắm rõ được cách thức đàm phán, quản lý hợp đồng tư vấn để đạt được hiệu quả cao nhất.

Dưới đây là một số vấn đề chính mà Doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài:

Xác định loại hợp đồng dịch vụ kế toán mà doanh nghiệp sử dụng

Thường sẽ có 3 loại hợp đồng chính:

  • Dịch vụ kế toán trọn gói: Tư vấn sẽ sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận các hoá đơn phát sinh tại doanh nghiệp hàng ngày và xử lý toán bộ các công việc sau đó để lên được các báo cáo thuế theo định kỳ cho doanh nghiệp. Thường các doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng trọn gói 1 năm. Sau đó đánh giá và đưa ra quyết định có tiếp tục ký hợp đồng dài hạn hơn hay không.
  • Dịch vụ kế toán thuế: Chỉ làm 1 lần trước kỳ quyết toán thuế của doanh nghiệp.Tuỳ từng thực trạng doanh nghiệp mà phạm vi công việc của dịch vụ này có thể chia thành 2 trường hợp. Một là, doanh nghiệp đã có đầy đủ số liệu, dữ liệu kế toán phát sinh trong kỳ, vai trò của Tư vấn là tiếp nhận, soát xét và lên báo cáo thuế. Hai là, dữ liệu kế toán trong kỳ chưa được ghi nhận, chưa hạch toán chính xác và đầy đủ, vai trò của Tư vấn là ghi nhận lại toàn bộ số liệu phát sinh trong kỳ và lên các báo cáo thuế.
  • Dịch vụ kế toán soát xét: Doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ hoạt động kế toán: hạch toán, lên báo cáo, .. Nhưng với mong muốn đảm bảo tính an toàn Pháp lý, doanh nghiệp thuê Tư vấn để soát xét, xem lại toàn bộ sổ sách, hồ sơ và báo cáo. Ngoài ra, Tư vấn cũng tư vấn định hướng cho doanh nghiệp về kiện toàn bộ máy kế toán.
  • Dịch vụ kế toán khác: hoàn thiện sổ sách, kiện toàn bộ máy kế toán, tư vấn kế toán theo vụ việc,…

Các nội dung doanh nghiệp cần lưu ý để đảm bảo quyền lợi.

  • Hai bên phải làm rõ phạm vi công việc của dự án và đưa ra được danh sách những công việc cụ thể, sản phẩm bàn giao và thời gian thực hiện/bàn giao tương ứng với công việc.
  • Mỗi lần giao nhân tài liệu, sản phẩm bàn giao cần có biên bản, biên bản bàn giao đảm bảo có chữ ký của hai bên
  • Đối với dịch vụ kế toán kéo dài nhiều tháng, cần yêu cầu bên Tư vấn báo cáo nhanh hàng tháng. Ví dụ, dịch vụ kế toán trọng gói hàng tháng, khoảng mùng 5 hàng tháng, yêu cầu Tư vấn gửi báo cáo nhanh về sự việc của tháng trước liền kề, một số sự việc cần báo cáo: Thuế GTGT còn được khấu trừ/hoặc phải nộp; Tổng doanh thu/thu nhập chiu thuế; Tổng chi phí hợp lệ có thể ghi nhận; Giá trị thuế TNDN dự kiến trong kỳ và giải pháp cho kỳ tiếp theo.
  • Yêu cầu bên tư vấn phải đưa ra những kết quả dự báo trước. Ví dụ: mức thuế doanh nghiệp phải đóng; rủi ro về quản trị và pháp lý khi doah nghiệp thực hiện hành vi nào đó;…
  • Ghi rõ trách nhiệm của bên nào phụ trách việc nộp các tờ khai/báo cáo thuế kèm theo trách nhiệm bảo quản và quản lý hạn dùng của chữ ký số. Ngoài ra, trách nhiệm cụ thể của hai bên cũng phải làm rất rõ ràng.
  • Ghi rõ trách nhiệm của 2 bên khi cần giải trình với cơ quan Thuế
  • Ghi rõ thời gian bảo hành cũng như các quyền lợi đi kèm của doanh nghiệp khi dịch vụ tư vấn kết thúc.

Một số nội dung mà doanh nghiệp phải đảm bảo để Tư vấn có thể thực hiện hiệu quả công việc:

  • Cung cấp đầy đủ, trung thực, chính xác toàn bộ những thông tin, dữ liệu liên quan tới dự án cho Tư vấn
  • Cung cấp đúng hạn các dữ liệu kế toán cần thiết, trong phạm vi cho Tư vấn
  • Hợp tác cùng Tư vấn trong quá trình làm việc, tránh suy nghĩ đồ dồn mọi công việc, trách nhiệm lên Tư vấn hay chờ đợi mọi thứ từ Tư vấn. 
  • Năm rõ, chính xác những tài liệu cần cung cấp cho Tư vấn và thời gian để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của mình
  • Nắm rõ sản phẩm bàn giao và thời gian nhận để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm.
  • Trong quá trình tiếp cận đầu tiên với tư vấn (trước khi ký hợp đồng) nên tránh trường hợp nói nhiều, kể hết, hãy từ tốn, xem xét đánh giá những nhận định của tư vấn để có thể nhìn nhận được chính xác mức độ của Tư vấn đối với vấn đề doanh nghiệp mình.
  • Cuối cùng, các đòi hỏi về bằng cấp, chứng chỉ là cần thiết nhưng không phải yếu tổ quyết định về chất lượng của dịch vụ Tư vấn, cần nhìn nhận từ kinh nghiệm thực tế của tư vấn cũng như những gì Tư vấn nhận định về vấn đề của doanh nghiệp.

***Please click on each question below to view detailed content

View detail

Khi nhận thấy các  dấu hiệu tiềm ẩn gian lận trong hoạt động của công ty, các kế toán viên có thể tham khảo năm bước dưới đây để có những hành xử phù hợp nhất trong môi trường làm việc:

1. Kiểm chứng rõ ràng các vấn đề gian lận và xác định rõ ràng mức độ

Khi nhận thấy các dấu hiệu gian lận, bạn nên chắc chắn về điều đó chứ không phải chỉ đơn giản là thông qua sự phỏng đoán và nghi ngờ. Vì vậy, khi đối mặt với vấn đề này, bạn cần thật sự bình tĩnh để xem xét và cân nhắc kỹ mọi khả năng có thể xảy ra. Bạn cũng nên tìm hiểu nguyên nhân vì điều này sẽ giúp bạn nắm được vấn đề bao quát hơn.

Ngoài ra, bạn hãy xem xét tới khái niệm gian lận, phân biệt khái niệm này với “dùng thủ thuật”. Bởi vì trong thực tế có khá nhiều dạng việc làm đòi hỏi chúng ta phải có những thủ thuật nhất định để thực hiện công việc được êm xuôi và dễ dàng. Vậy nên khi xem xét vấn đề, chúng ta không nên có cái nhìn quá cứng nhắc, thay vào đó bạn cần phải biết cách ứng xử làm sao để linh hoạt nhất, và hiểu được bản chất của vấn đề, của những hành vi trong cách thực hiện của người khác. Bên cạnh đó, bạn nên xác định rõ ràng mức độ ảnh hưởng của hành vi gian lận (nếu có) đó.

2. Thu thập chứng cứ xác đáng

Việc kết tội một ai đó là gian lận khi chưa nắm trong tay bất cứ chứng cứ rõ ràng, xác thực nào là điều tối kỵ. Vì điều này có thể gây tổn hại tới danh dự của đối phương nếu như bạn hiểu lầm họ hoặc nếu như đúng là vậy thì bạn cũng không có bất cứ vũ khí nào để đưa họ ra ánh sáng, ngược lại bạn đã giựt dây đánh tiếng để họ đề phòng hơn, và có cơ hội gây ra những bất lợi cho bạn.

Ở bước này, bạn nên nhớ khi chứng cứ được tìm ra càng sớm thì mức độ chính xác của sự việc sẽ càng cao hơn. Nếu như bạn đã chắc chắn được rằng người đồng nghiệp đó thực sự đã gian lận, hành vi đó còn gây ra những ảnh hưởng rất lớn tới công ty hay là tới công việc của những cá nhân, phòng ban khác thì bạn cần phải thu thập thật nhanh chóng những chứng cứ mang tính xác thực. Việc chứng cứ càng được tìm ra nhanh chóng bao nhiêu thì nguy cơ tổn thất càng giảm đi và sự xác thực cũng có hiệu lực hơn, đáng tin cậy hơn. Vì khi đó có thể người đồng nghiệp gian lận đó chưa kịp xóa đi dấu vết còn sót lại. Bạn hãy tìm kiếm những tài liệu có liên quan, sử dụng những công cụ hỗ trợ hiệu quả như USB, máy ảnh, camera… Chúng sẽ khiến cho người đồng nghiệp kia khó mà chối cãi được cho hành vi sai trái của mình.

Ngay cả khi việc người đồng nghiệp gian lận chưa gây ra những ảnh hưởng quá nghiêm trọng thì bạn vẫn phải tìm ra cách giải quyết phù hợp. Vì đây là mối hiểm họa về lâu dài, do vậy bạn vẫn cần phải hết sức lưu tâm. Nếu như hành vi gian lận của người đó có thể trót lọt thì cứ lần lữa, họ lại tiếp tục thực hiện cho những lần sau. Bởi vậy hãy cố gắng tìm kiếm chứng cứ xác đáng thuyết phục nhất từ những chi tiết nhỏ.

3. Chia sẻ thẳng thắn, chân thành với người đồng nghiệp gian lận

Đối với những trường hợp mà bạn đã xác nhận được sự gian lận của họ ở trong công việc thì tốt nhất bạn không nên đánh tiếng ngay với bất cứ một người thứ ba nào khác vì như vậy sẽ có thể gây ra những hiểu lầm không mong muốn cho chính bản thân bạn.

Trong trường hợp này, tốt nhất bạn nên có một cuộc trò chuyện trực tiếp, thể hiện rõ cho đối phương thấy về thái độ hợp tác xây dựng và góp ý của bạn, rằng bạn không muốn họ mắc sai lầm và sai lầm đó có thể ảnh hưởng tới công ty và mọi người.

4. Tìm những phương án tối ưu để khắc phục

Nếu như bạn chỉ nghĩ việc tố cáo hành vi sai phạm của người đồng nghiệp chỉ để thỏa mãn ý muốn vạch mặt họ cho sếp và mọi người trong công ty được biết thôi thì hành vi đó có khác nào việc bạn cũng đang dùng thói thường để mà “chơi xấu” lại người đồng nghiệp không tốt. Và quan trọng hơn, điều này cũng không giải quyết được vấn đề tận gốc rễ, căn cốt của nó. Thế nên khi nói chuyện với người đồng nghiệp về việc sai phạm của họ thì bạn nên kèm theo những hướng khắc phục. Hãy tìm hiểu rõ ràng nguyên nhân dẫn tới việc họ gian lận.

Nếu biết rõ hành vi của người đồng nghiệp có ảnh hưởng xấu tới mình thì bạn cần phải nhanh chóng tự tìm ra những cách khắc phục tình trạng đó để không ảnh hưởng đến vị trí của bạn tại công ty, luôn phòng bị cho mình để đối phó lại với những ảnh hưởng xấu từ hành vi gian lận của người đồng nghiệp.

5. Báo lên lãnh đạo?

Sở dĩ đây là một câu hỏi là bởi vì việc báo sự việc này lên những cấp lãnh đạo cũng cần phải cân nhắc. Tùy vào từng trường hợp, mức độ và chứng cứ thu thập được mà quyết định xem có nên làm như vậy. Vì nếu không khéo léo và có sự rõ ràng, bạn sẽ có thể bị nhận thiệt thòi về phía mình.

Lời khuyên là hãy chia sẻ thật thẳng thắn với những cấp quản lý, lãnh đạo trong công ty nếu trong trường hợp đây là phương án cuối cùng bạn có thể thực hiện, các phương án ở trên đều không mang đến hiệu quả. Nhưng để báo cáo sự việc lên cấp cao hơn thì bạn nhất định phải lưu ý:

  • Có bằng chứng xác thực đầy tính thuyết phục trong tay, vì bằng chứng không có tính thuyết phục có thể làm hại đến bạn
  • Trong quá trình thu thập bằng chứng để báo cáo cho cấp quản lý, bạn cũng nên trao đổi việc này mới một đồng nghiệp thân thiết và bạn thực sự chắc chắn là họ đáng tin cậy để có thể hỗ trợ cho bạn tốt nhất
  • Chọn người quản lý để báo cáo: cân nhắc xem người đó có khả năng giải quyết vấn đề hay không, họ có phải là người có trách nhiệm cao với công việc, là người lãnh đạo công tư phân minh hay không và nhất là phải lưu ý đến mối quan hệ giữa người quản lý với người động nghiệp có hành vi gian lận

Như vậy, việc phát hiện ra người đồng nghiệp gian lận có thể giúp ích cho việc điều chỉnh lại công việc trong công ty được hiệu quả hơn nhưng nó cũng tạo ra những khó khăn nhất định trong kỹ năng ứng xử. Ứng xử không khéo léo thì mọi vấn đề sẽ quay ngược lại gây ảnh hưởng xấu cho bạn. Hãy cẩn trọng thực hiện từng bước.

Các kỹ năng cơ bản cần thiết của nhân viên kế toán hiện nay:

  • Trình độ năng lực chuyên môn cao
  • Kiến thức tin học cở bản: Microsoft Office, phần mềm kế toán, phần mềm kê khai thuế
  • Khả năng ngoại ngữ
  • Khả năng tư duy tốt
  • Cẩn thận và chính xác
  • Đức tính trung thực
  • Chịu được áp lực công việc
  • Biết cách quản lý thời gian
  • Giao tiếp tốt, ứng xử khéo léo

Bên cạnh các kiến thức tin học cơ bản nêu trên, kế toán viên cần trang bị thêm cho mình các công cụ quản lý công việc để nâng cao hiệu suất trong công việc:

  • Lên checklist công việc với Microsoft To Do: Hỗ trợ liệt kê các checklist cần phải làm cho từng công việc, từng dự án khác nhau và đánh dấu các dự án nào đã làm xong. Đây là phần mềm miễn phí do Microsoft cung cấp.
  • Microsoft Planner – Ứng dụng quản lý công việc đơn giản: sử dụng “board” để quản lý công việc. Mỗi board được xem như một dự án công việc, trong mỗi dự án sẽ có các card tương ứng với từng cá nhân. Các cá nhân có thể trò chuyện, đăng tải hình ảnh trao đổi công việc. Ưu điểm của Microsoft Planner là cho phép tích hợp với các dịch vụ khác của Microsoft như Office 365 Groups, Outlook 2016, ứng dụng ghi chú OneNote,… Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ các tệp tin Word, Excel hoặc PowerPoint. Planner hoạt động trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, tablet. Khi có nhiệm vụ mới Planner sẽ gửi thông báo hoặc email cho bạn.
  • Phần mềm Microsoft OneNote: Chức năng chính của phần mềm này là cho phép thu thập các ghi chép của người dùng dưới dạng chữ viết tay hay đánh máy, các hình vẽ, các dữ liệu âm thanh hay hình ảnh, tạo nên các ghi chú và giúp người dùng có thể chia sẻ các ghi chép của mình trên mạng Internet. Phần mềm sở hữu rất nhiều các tính năng đặc thù cho việc tạo ghi chú.
  • Lên lịch làm việc với Google Calendar: Google Calendar là phần mềm quản lý lịch làm việc miễn phí giúp bạn sắp xếp công việc, lập thời gian biểu và nhắc nhở công việc hàng ngày. Điều khiến Google Calendar đặc biệt là khả năng kết nối với Gmail và quản lý công việc từ các công việc cá nhân nhỏ lẻ hàng ngày cho đến quản lý công việc cho doanh nghiệp.
  • Quản lý tiến độ công việc với Taiga: Bạn có thể giao nhiệm vụ cho nhân viên và quản lý tiến độ công việc thông qua Taiga. Đây là phần mềm quản lý lịch làm việc miễn phí, thích hợp cho quản lý các dự án có nhiều công đoạn thực hiện. Taiga cho phép nhiều người cùng tham gia vào một dự án giúp họ phản hồi, tương tác qua lại lẫn nhau.
  • Phần mềm quản lý công việc tiếng việt Facework: Phần mềm Facework có thể sử dụng cho cá nhân hoặc doanh nghiệp. Giúp quản lý công việc hiệu quả và giúp bạn thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra.

Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay việc nhập một khối lượng hàng hóa lớn để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh là điều thiết yếu. Tuy nhiên, việc nhập kho quá nhiều sẽ dẫn đến tình trạng tồn kho và sự lãng phí về vốn lưu động xảy ra. Vậy nên việc báo cáo thường xuyên hơn về số lượng hàng hóa theo kế hoạch sẽ luôn giúp người quản lý dễ dàng đưa ra kế hoạch nhập hàng hóa tốt hơn, kịp tiến độ mà nguồn vốn vẫn tự động xoay vòng.

Bên cạnh đó quy trình kiểm kê hàng tồn kho còn giúp hạn chế tổn thất về nguyên vật liệu và hàng hóa. Việc không kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả sẽ dẫn tới việc hàng hóa lâu ngày sẽ hỏng hóc, hao mòn hoặc đôi khi là không sử dụng được. Điều này làm mất đi giá trị thực của sản phẩm và gây tổn thất trực tiếp tới doanh nghiệp.

Ngoài ra, một quy trình kiểm kê hàng tồn kho tốt sẽ giúp chính doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí lưu kho. Đặc biệt hàng hóa có khối lượng càng lớn thì doanh nghiệp sẽ chịu thêm các khoản phụ phí về không gian, điện, nước, nhân công… để có thể duy trì. Do đó, muốn giảm bớt được chi phí thì bạn sẽ cần kiểm kê được hàng tồn hiệu quả.

Chuẩn bị trước khi kiểm kê hàng tồn kho

  • Chủ động thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt nhất. Đặc biệt với những ngày tiến hành kiểm kê hàng nếu thật sự cần thiết thì nên thông báo với nhà cung cấp, đối tác hay khách hàng để tránh làm phiền cũng như hạn chế được tần suất nhập hàng thêm mới. Hoặc hàng hóa mới được nhập thêm nên để ở một khu vực riêng, tách biệt với hàng hóa đang được kiểm kê.
  • Phân công nhân sự, người sẽ chịu trách nhiệm về việc tham gia quá trình kiểm kê, thông thường trong doanh nghiệp thì thủ kho và kế toán sẽ phối hợp để thực hiện nhiệm vụ này, hoặc trong một số trường hợp thì người quản lý sẽ làm việc trực tiếp.
  • Đưa ra kế hoạch cụ thể hơn cho việc kiểm kê tồn kho khu vực nào sẽ kiểm trước, khu vực nào sau, loại mã hàng nào được ưu tiên, thời gian nào tới thời gian nào,…

Các bước quy trình kiểm kê hàng hồn kho

Thông thường một doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê hàng hóa theo các bước sau hoặc tùy theo đặc thù kinh doanh khác nhau mà cũng có sự linh hoạt thay đổi phù hợp.

Bước 1: Căn cứ theo phần mềm quản lý cùng các báo cáo về tồn kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ, sắp xếp theo thứ tự khu vực. Lưu ý, mẫu kiểm kê tồn kho hàng hóa bao gồm các cột chi tiết từ tên hàng, số lượng hàng thực tế, số lượng hàng hóa tại báo cáo, ghi chú…

Bước 2: Bắt đầu kiểm kê tại kho và ghi chú vào mẫu đã sẵn có. Nên có hai người thực hiện kiểm kê song song và ghi số liệu độc lập ở hai biên bản để đối chiếu tăng sự chính xác.

Bước 3: Sau khi kiểm kê và hoàn tất việc so sánh kết quả kiểm kê của 2 người về số lượng thực tế, nếu trường hợp có chênh lệch thì sẽ cần đếm lại để được số liệu chính xác.

Bước 4: Sau khi chốt lại được lượng hàng hóa tồn thực tế tại kho thì sẽ tiến hành đối chiếu với số liệu tương ứng trên báo cáo. Nếu có chênh lệch thì thủ kho và kế toán cần điều tra và có giải trình chi tiết.

Bước 5: Sau khi giải trình chênh lệch, kế toán cần điều chỉnh lại sự chênh lệch theo đúng với số liệu thực tế đã kiểm tra.

Bước 6: Lập và hoàn tất biên bản kiểm kê hàng tồn kho, đồng thời yêu cầu các bên liên quan ký xác nhận để có đối chứng đầy đủ nhất.

Bước 7: Lưu ý đối với các trường hợp sai lệch thì bạn giám đốc và chủ doanh nghiệp sẽ cần tìm hiểu rõ nguyên nhân. Thông thường sẽ có các trường hợp như sau:

  • Chênh lệch thừa nhiều hơn so với báo cáo: đây là trường hợp có thể do việc nhầm lẫn từ khâu ghi số liệu làm báo cáo hoặc quên về việc nhập số liệu khi nhập hàng mới vào kho.
  • Chênh lệch thiếu ít hơn so với báo cáo: Đây là vấn đề quan trọng cần được lưu tâm tới vì có thể do nhân viên quét mã vạch bị quên, hao hụt do khi vận chuyển hàng hóa, hoặc đôi khi cần lưu tâm tới gian lận, mất cắp…

Kiểm kê hàng tồn thường xuyên

Việc kiểm kê sẽ được thực hiện hàng ngày hoặc vài ngày, vài tuần cũng như theo từng đợt xuất nhập hàng hóa. Cách thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có sản phẩm giá trị cao, ít loại mặt hàng như các doanh nghiệp chuyên về thiết bị, máy móc, hàng hóa đặc trưng, doanh nghiệp xây lắp… Chủ doanh nghiệp có thể hạn chế được sai lệch và thất thoát, tuy nhiên việc này cũng sẽ làm tiêu tốn khá nhiều nhân lực và thời gian. Bộ phận kế toán cũng sẽ chịu áp lực lớn hơn về số lượng công việc.

Kiểm kê hàng tồn theo định kỳ

Việc kiểm kê sẽ được thực hiện theo kế hoạch cụ thể theo tháng, quý hay năm, hoặc chu kỳ mà doanh nghiệp có sự quy ước theo thời gian cụ thể. Cách thức này được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh số lượng lớn, giá trị trung bình, các sản phẩm đa dạng về chủng loại… Cách thức này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn, và giảm bớt đi được công việc kế toán. Giúp họ “dễ thở’ hơn so với hình thức kiểm kê thường xuyên nhưng nhược điểm là sẽ khó phát hiện sai sót do thời gian cách xa giữa các đợt kiểm kê.

Một số gợi ý khác

  • Ứng dụng công nghệ trong việc quản lý kho, điều này sẽ giúp việc quản lý kho được minh bạch, khoa học và hạn chế sai sót do con người gây ra.
  • Thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho hoặc theo định kỳ ngắn hơn tránh thời gian dài gây nên sự sai sót.
  • Luôn có cách sắp xếp một cách khoa học vì điều đó hỗ trợ kiểm kê nhanh hơn, chính xác tiện lợi.
  • Người chịu trách nhiệm sẽ luôn cần làm việc một cách khoa học và theo quy trình quản lý kho được quy định bởi doanh nghiệp.
  • Đôi khi thay vì tốn công sức có thể sử dụng về bên dịch vụ thứ 3 cho việc kiểm kê, báo cáo quản lý. Đây có thể là một giải pháp hữu ích đem lại sự tiết kiệm toàn diện mà đem lại hiệu quả ổn định.

Tùy vào tình hình thực tế về quy mô, loại hàng hóa, nguồn nhân lực… mà mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng cho mình quy trình quản lý và kiểm kê hàng tồn kho phù hợp để mang lại hiệu quả hoạt động tốt nhất.

Không chuẩn bị không gian kho hàng trước

Có lẽ đây là sai lầm phổ biến nhất của các kho hàng vì họ không biết rằng việc không có dự tính cụ thể và không dãn đủ không gian cho số lượng hàng lớn sẽ gây nên mất thời gian dỡ, xếp hàng hóa. Vì vậy hãy chủ động hơn đưa ra các câu hỏi nghi vấn để dự tính được tình hình:

  • Liệu không gian đã ngăn nắp chưa?
  • Sản phẩm tại kho có được đặt chính xác không?
  • Các sản phẩm sắp xếp có dễ lấy cho kiểm kê?

Hay một điều dễ nhìn thấy hơn là không có bản đồ kho, mặt sàn kho cho từng khu vực, việc này tuy nhỏ nhưng lại là yếu tố quan trọng trong việc tiết kiệm thời gian.

Thiếu nhân sự kiểm kê

Ngoài không gian thì nhân sự cũng là một yếu tố cũng cần đưa ra kế hoạch. Người tham gia kiểm kê sẽ cần có sự chuyên nghiệp và nắm được kỹ năng tốt nhất để hoàn thành kiểm kê.

Đôi khi việc thuê ngoài sẽ hiệu quả hơn so với nhân sự nội bộ không được đào tạo bài bản. Tuy nhiên, việc thuê ngoài không hẳn là Doanh nghiệp sẽ không tốn nhân sự hỗ trợ kiểm kê. Người quản lý doanh nghiệp sẽ cần giám sát, đảm bảo cho nhân viên thuê thực hiện đúng quy trình và hỗ trợ khi cần thiết vì họ không am hiểu tất cả về kho của doanh nghiệp.

Không có sự giám sát ngay từ ban đầu

Giám sát ngay từ ban đầu cho chính quá trình kiểm kê hàng tồn kho và nhân viên kiểm kê sẽ giúp bạn nắm bắt được các lỗi, sự nghi vấn hay yếu tố ảnh hưởng tới kiểm kê. Đặc biệt có đề xuất cho các biện pháp phòng ngừa sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và thất thoát hơn rất nhiều.

Không chuẩn bị trước cho việc tiêu hủy hàng tồn kho

Việc chuẩn bị trước các thủ tục, tài liệu liên quan đến việc tiêu hủy hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giải phóng không gian kho nhanh chóng hơn, đem lại hiệu quả hơn cho việc quản lý kho.

Không giải quyết kịp thời lỗi phát sinh trong kiểm kê

Khi có lỗi xảy ra dù là do từ phía người kiểm kê, sản phẩm hay phương pháp kiểm kê thì đều cần tới sự giải quyết kịp thời trước khi đưa ra kết quả kiểm kê hàng tồn kho. Dù là lỗi nhỏ không đáng kể cũng nên có sự khắc phục tối ưu. Đặc biệt là các lỗi liên quan đến chênh lệch giữa thực tế kiểm kê so với báo cáo cần được chú ý.

View detail

Để việc chốt sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được hiệu quả, kế toán viên nên thực hiện các bước sau:

Bước 1: Sắp xếp chứng từ kế toán

Sắp xếp và quản lý hệ thống chứng từ kế toán theo trình tự thời gian. Chứng từ cần được lưu trữ theo tháng, quý để tiện cho việc kiểm soát.

Bước 2: Hạch toán chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Trên cơ sở các chứng từ đã được sắp xếp, phân loại, kế toán sẽ tiến hành mở sổ và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: Phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ…

Để có thể tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán thuế, kế toán cần hoàn thiện dần các chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp pháp trong quá trình hạch toán.

Khi chốt sổ và lập báo cáo tài chính, cần lưu ý:

Bước 3: Phân bổ các nghiệp vụ phát sinh theo tháng

Hàng tháng, căn cứ vào các bút toán trước đó, kế toán tiến hành các bút toán phân bổ, như:

  • Phân bổ chi phí trả trước
  • Tính khấu hao tài sản cố định
  • Phân bổ công cụ dụng cụ

Bước 4: Soát xét tổng hợp theo từng nhóm tài sản

Sau khi hạch toán, ghi sổ và hoàn thiện hồ sơ chứng từ, kế toán sẽ tiến hành soát xét lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Để việc soát xét được diễn ra chính xác, phương pháp thường xuyên được áp dụng đó là phân nhóm tài sản. Phương pháp này giúp cho việc các tài khoản được soát xét kỹ càng và dễ phát hiện sai lệch nhất.

Các công việc soát xét như sau:

  • Soát xét hàng tồn kho: Kiểm tra hàng tồn kho có bị âm không? Nếu có,  tìm hiểu lý do bị âm, tìm nguyên nhân và phương pháp để chỉnh sửa, điều chỉnh kho bị âm. Chạy giá vốn theo phương pháp tính giá hàng tồn kho đã đăng ký áp dụng.
  • Soát xét công nợ phải thu, phải trả: Trước hết đối với tài khoản công nợ phải thu, phải trả, cần phải đối chiếu với khách hàng bằng biên bản đối chiếu công nợ cuối năm. Sau đó, tiến hành kiểm tra các phát sinh bên có, bên nợ để phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và những rủi ro về thuế có thể gặp phải.
  • Soát xét các khoản đầu tư: Kiểm tra hồ sơ đầu tư, phân tích bản chất và phương pháp hạch toán xem đã chính xác chưa, cần đối chứng để chắc chắn việc ghi nhận đầu tư đã chính xác. Tài liệu để đối chiếu là các biên bản họp, các tài liệu, báo cáo tài chính bên nhận đầu tư cung cấp.
  • Soát xét các khoản chi phí trả trước: Kiểm tra giá trị và thời gian phân bổ, yêu cầu theo dõi từng khoản và  phản ánh theo nguyên tắc phù hợp.
  • Soát xét TSCĐ: Tính toán nguyên giá, thời gian sử dụng, nguyên tắc ghi nhận và phân bổ khấu hao theo quy định tại TT45/2013/TT-BTC, Thông tư 28/2017/TT-BTC. Đặc biệt lưu lý trường hợp nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT và chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống.
  • Soát xét doanh thu và giá vốn: Kiểm tra doanh thu từng sản phẩm đã phản ánh theo giá trị thị trường chưa, biến động của giá bán và nguyên nhân biến động. Kiểm tra giá vốn từng mã hàng, từng hợp đồng đã được phản ánh chính sách chưa. Lãi gộp đã được tính chính xác chưa.
  • Soát xét chi phí  quản lý: Kiểm tra hồ sơ, tỷ lệ chi phí trên doanh thu đã nằm trong mức chấp nhận được và hợp lý hay chưa, các tài khoản đã được phản ánh chính xác chưa, việc ghi nhận doanh thu, chi phí đã phù hợp các nguyên tắc kế toán hay chưa?
  • Cuối cùng kiểm tra các bút toán điều chỉnh sai sót, bút toán điều chỉnh đầu năm, bút toán điều chỉnh khi thay đổi chế độ kế toán.

Bước 5: Thực hiện các bút toán tổng hợp và kết chuyển

Sau khi soát xét toàn bộ các nghiệp vụ chi tiết và các bước theo bước 4 hoàn tất, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, kết chuyển lãi lỗ, đảm bảo toàn bộ các tài khoản từ đầu 5 đến đầu 9 không có số dư cuối kỳ.

Bước 6: Lập báo cáo tài chính

  • Lập báo cáo tài chính theo chế độ kế toán hiện hành
  • Lập quyết toán thuế TNDN, TNCN
  • Sau khi lập xong BCTC và quyết toán cần xuất ra excel để lưu tại máy. File nộp cho cơ quan thuế là file XML theo quy trình nộp báo cáo mới nhất được áp dụng
View detail

Other accounting insights

Related regulations

View details

International financial reporting standards (IFRS)

View details

Frequently asked questions

View details
Scroll to Top